Wat doe ík eigenlijk in een lastige situatie?

Soms gaan dingen niet zoals je gepland hebt. Ondanks een goede voorbereiding kunnen er dingen misgaan waar je geen invloed op uit kunt oefenen. Hoe ga je daarmee om? In dit verhaal een persoonlijk voorbeeld vanuit mijn eigen ervaring waarin ik deel hoe ik met zo’n situatie ben omgegaan.

De inspiratiesessie

Ik was door een opdrachtgever gevraagd om een inspiratiesessie te verzorgen bij haar klant. Dit heb ik al veel vaker gedaan, dus in de voorbereiding vertelde ik hoe het ongeveer zou gaan. Ik gaf aan wat voor locatie we nodig zouden hebben en hoe lang het ongeveer zou duren.

Anne, de contactpersoon bij de opdrachtgever, gaf aan dat de klant zelf een zaaltje had geregeld. Dat leek me uitstekend en de opdracht werd bevestigd. Ik nam zoals gewoonlijk nog even contact op met de locatie, en zij bevestigden dat alles wat ik nodig had aanwezig was. Een beamer, geluid, koffie en thee, dat soort dingen.

De werkelijkheid was een stuk anders.

Op de dag van de sessie kwam ik aan bij de locatie. Het ‘zaaltje’ bleek een café te zijn. Toen ik binnenkwam zaten er een paar mensen aan de bar en er zat een gezinnetje te eten. Maar, dacht ik, misschien hebben ze nog een zaaltje boven waar we kunnen zitten.

Dat bleek niet het geval.

De manager van het café had gedacht: het is woensdag, dus dan is de tent overdag toch leeg. Hij had netjes stoelen neergezet, de beamer klaargezet en voor het geluid gezorgd.  De toegang naar de werkruimtes waar de workshop zou zijn wilde hij niet afsluiten. Ook de voordeur kon niet dicht, het was tenslotte een café en dat was vandaag gewoon open.

Wat nu?!

Hier kreeg ik echt stress van. Een sessie is behoorlijk intensief en vraagt concentratie en een ruimte om open en eerlijk alles te vertellen wat er nodig is, dat kan niet in een omgeving waar andere mensen meekijken en luisteren.

Daar zat ik dan: met beamer in een café waar de mensen aan de bar zaten en een gezin met kinderen zit te eten. Daar kon ik niet met een team aan de gang.

Mijn grens was echt bereikt: ik had energie gestoken in de opdracht, maar de situatie was nu zo lastig dat ik nog niet wist of ik de sessie wel kon laten doorgaan.

Het belangrijkst was voor mij om allereerst rustig te blijven. Ik belde eerst de teamleider van het team, maar die nam zijn telefoon niet op. Toen belde ik met Anne, de opdrachtgever. Ik zei: ‘het gaat niet zoals gepland, ik moet even mijn verhaal kwijt en wil graag met je overleggen’.  Ook vroeg ik me af of ik de opdracht kon weigeren als de omstandigheden niet voldoen aan wat er nodig is.

Anne luisterde goed en gaf me de ruimte om even ongenuanceerd mijn frustratie te delen. Dat luchtte al gelijk op en hielp me op alles op een rijtje te zetten. Anne zei vervolgens: ‘Als het niet werkt voor jou moet je het niet doen, want het is het belangrijkst dat we kwaliteit leveren. Deze ruimte is buiten jouw invloed’.

Dat gaf me een beetje lucht. Afzeggen was een optie.

We doen het toch

Vijf minuten voordat het team arriveerde vertrokken de mensen die aan de bar zaten plotseling. Ook het gezinnetje dat had zitten eten rekende af en vertrok. Binnen een paar minuten was het hele café leeg. Had ik even geluk!

Het team kwam binnen en de teamleider was onaangenaam verrast. Hij had de locatie geregeld, maar dit was een duidelijk geval miscommunicatie.

We keken elkaar aan en zeiden: als we nu teruggaan naar het kantoor, dan komen we niet uit met de tijd. In overleg met het team besloten we om het toch door te laten gaan op deze locatie.

Dat het team instemde hielp mij ook. Zij gaven aan dat het niet ideaal was, maar wel werkbaar.

We hebben een leuke inspiratiesessie gehad. Het kostte mij wel extra focus en stemgeluid, maar de reacties vanuit het team waren goed. Het thema van de sessie was ‘Miscommunicatie’ en we hebben het voorval zelfs als voorbeeld gebruikt en er om gelachen :-).

Als je geen invloed hebt

Hoe klein dit voorbeeld wellicht ook lijkt, het principe is vaak hetzelfde: er gaat iets anders dan je verwacht, of er gebeurt iets waar je geen invloed op hebt. Zelfs met een goede voorbereiding kan er iets misgaan. Boos worden heeft dan geen zin, dat helpt niet. Wat wel helpt is kijken waar je invloed op hebt en schakelen in het moment.

Daarbij is het wel belangrijk om te zien waar je grens ligt zodat je geen dingen doet die je eigenlijk niet wil of die je niet kunt waarmaken.

Samengevat

In dit voorbeeld had ik geen invloed op de locatiekeuze. En het lukte ook niet om de ruimte alleen voor het team te reserveren. Op zo’n moment gaat het om de mindset te vinden die helpt om in mogelijkheden te denken.

Op een paar andere onderdelen had ik wel invloed:

  • Mijn eigen mindset.
  • Ik kon even stoom afblazen bij mijn opdrachtgever en alles op een rijtje zetten.
  • Ik kon met de bedrijfsleider regelen dat de muziek van het café uit ging zodat mijn filmpjes te verstaan waren.
  • Ik kon samen met de leidinggevende en het team de verwachtingen managen en afstemmen.
  • Ik kon de situatie gebruiken als voorbeeld en leermoment voor het team.

Heb je soortgelijke situaties waarin je even geen invloed op een situatie had? Hoe ging je daarmee om, of hoe loste je het op? Deel het met me!

Maak van een lastig gesprek een góed gesprek

Maarten werkt in de zorg. Ik coach hem omdat hij er last van heeft dat hij nogal conflictmijdend is. Als er onenigheid is, dan verdwijnt hij het liefst naar de achtergrond. Met als gevolg dat lastige situaties lang onopgelost blijven en onder de oppervlakte blijven sudderen. Zo worden ze veel groter dan ze eigenlijk zijn.

Lastige collega

Maarten geeft een voorbeeld: “Het is de laatste tijd erg druk bij ons in de zorg. Ik heb én veel administratie te verwerken en tegelijkertijd moet ik ook gewoon aandacht aan de cliënten geven.

Van de week was het zo’n chaosdag. Ik dacht: ik moet eerst de administratie bijwerken, want anders komt dat niet meer voor elkaar. Dus ik zit op mijn kantoor te werken, en toen belde mijn collega met de boodschap dat ik nú naar de afdeling moest komen. Ze zei echt op zo’n dwingende toon dat ik het niet kon maken om nú op kantoor te gaan zitten.

Ik ging dus naar de woonkamer met de cliënten, en daar zit diezelfde collega rustig met een cliënt te kletsen en koffie te drinken.

Daar kan ik dan niet tegen: eerst roep je me onder grote druk weg en vervolgens moet ik al het werk opknappen en rondrennen omdat zij op d’r gemakje met een cliënt zit te kletsen. Het is altijd wat met die collega.”

Ga het gesprek aan

Natuurlijk is het het beste om in een situatie als deze het gesprek aan te gaan. Dan kan het helpen om onderstaande 4 stappen toe te passen. Die helpen om een lastige situatie bespreekbaar te maken; om gewoon een goed gesprek te voeren.

Stap 1: wat is de feitelijkheid?

Bij Maarten zien we dat hij de ene aanname na de andere doet en veel emotie in de situatie legt. “Mijn collega zegt op een dwingende toon dat ik moet komen.” “Vervolgens doet ze niks en zit ze op d’r gemakje te kletsen”.

Door de feiten uit de situatie te destilleren verdwijnt de emotie uit het verhaal en kun je wat afstand nemen.

In deze situatie zijn de feitelijkheden, los van de aannames en emoties:

  • Maarten deed zijn administratie.
  • Hij had niet afgestemd met zijn collega dat hij dat zou doen.
  • Zijn collega belt en vraagt of Maarten kan helpen in de drukte.
  • Maarten had verwacht dat zijn collega aan het werk is.
  • De collega zit met een cliënt te praten en drinkt koffie.
  • Maarten zegt verder niets tegen de collega en gaat de ruimte opruimen om verder te kunnen met de dag.

Stap 2: wat doet dat met je?

Nu we de feiten weten, kunnen we aangeven wat die feiten met je doen. Let op dat je vanuit de ‘ik-vorm’ praat. Dat voorkomt dat de ander zich aangevallen voelt.

Voor Maarten geldt bijvoorbeeld dat hij kan zeggen:

  • “Ik voel me gedwongen doordat je zei: ‘je moet nú naar beneden komen. Dat vind ik heel naar.”
  • “Ik had verwacht dat je bezig zou zijn met opruimen. Ik merkte dat ik er boos van werd toen je dat niet deed”
  • “Het irriteerde me dat je koffie dronk met een cliënt, dat is niet wat ik onder ‘nuttig werk’ versta”.

Stap 3: checkvraag: kun je dat voorstellen?

Vervolgens is het voor Maarten een goed moment om bij zijn collega te checken of ze zich kan voorstellen wat deze situatie met Maarten doet. Als je dat met de ander bespreekt plaats je de ander als het ware even in jouw schoenen.

In veel gevallen kan de ander zich de situatie meestal wel voorstellen. Soms ook niet, dat is prima. Deze vraag helpt vooral om te checken of jullie elkaar begrijpen.

Stap 4: hoe zouden we dit anders kunnen doen?

In de laatste stap onderzoek je samen wat de mogelijkheden zijn. “Hoe zouden we deze situatie anders kunnen aanpakken? Wat is er mogelijk?” Door deze vragen te stellen kun je een oplossing vinden voor de situatie.

Door deze 4 stappen op een lastige situatie toe te passen kun je vanuit een nieuwsgierige houding ontdekken wat de ander denkt en waarom. Zo leer je de ander beter begrijpen.

De stappen zijn niet bedoeld om je zin te krijgen of om de ander te veranderen. Het is vooral bedoeld om ruimte te krijgen om je te uiten. Zo voorkom je dat je emmer overloopt en je ontploft omdat je te lang hebt gewacht met het bespreken van een lastige situatie.

Tot slot: Tip 1: oefenen met het voeren van een goed gesprek

In training en coaching merk ik vaak dat mensen een goed gesprek in 1 keer willen beheersen. Maar dat gaat niet: het is gewoon heel moeilijk en delicaat. Het is een kwestie van veel oefenen.

Oefen dit soort gesprekken dan ook zo vaak mogelijk. Het liefst eerst met mensen die je goed kent en waar je je veilig bij voelt: je partner, vriend, vriendin of familie. Als dat goed gaat kun je oefenen met een fijne collega. Spring niet meteen in het diepe met dit soort gesprekken: dat werkt frustrerend, dan lukt het gesprek niet goed en ben je nog verder van huis.

Tip 2: voer het gesprek op een rustig moment

Verder is het goed om dit gesprek op een rustig moment te voeren. Zo voorkom je dat het gesprek wordt overgenomen door je emotie.

Heb je een lastige situatie op het werk en durf of kun je het gesprek niet alleen aangaan? Ik kan je ook helpen om het gesprek te faciliteren. Neem even contact met me op om kennis te maken, dan bespreken we wat er mogelijk is.

verander-de-ander

Verander de ander, begin bij jezelf

Soms zou het zo fijn zijn om andere mensen te veranderen. Zeker mensen waar je je aan stoort. Maar helaas: dat kan niet. In dit verhaal vertel ik het verhaal van Jan, die laat zien dat je irritaties over anderen vaak bij jezelf beginnen.

Als ik jou help, moet je mij ook helpen

Jan komt bij mij in de coachpraktijk. Hij is vaak gefrustreerd over de mensen om zich heen en wil daar graag iets aan doen. Jan is een zorgzame man die altijd voor andere mensen klaarstaat. Zeker zijn naaste familie en vrienden hoeven maar te knipperen of Jan komt langs om te helpen klussen, een boodschap te doen of kinderen op te halen. Dat is voor hem volledig vanzelfsprekend. Zijn visie is: we zijn op de wereld om elkaar te helpen. Zo is hij.

Jan is gefrustreerd over zijn relatie met zijn goede vriend Maarten. “Ik vroeg hem of hij me wilde helpen met het verhuizen van wat spullen,” vertelt Jan, “maar Maarten liet het gewoon afweten. Ik sta altijd voor het minste of geringste voor hem klaar, en nu vraag ik een keer om hulp en dan vertikt hij het om te helpen”.

“Waarom is dat frustrerend?” vraag ik.

“Nou, je hoort gewoon altijd voor elkaar klaar te staan”.

“Hoezo?”

“Dat doe je gewoon.” zegt Jan. “ Zo hoort dat”.

“Weet Maarten dat ook?” vraag ik.

“Dat weet ik eigenlijk niet”.

Het is een denkfout die ik vaker tegenkom bij mensen. We nemen vaak aan dat de ander zomaar weet wat we denken of vinden, maar veel vaker hebben we dat helemaal niet besproken.

“Heb je hem gevraagd waarom hij niet wil of kan helpen?” vraag ik aan Jan.

“Nee, dat niet”, zegt Jan, “maar ik verwacht gewoon dat als ik iemand altijd help dat hij ook voor mij klaarstaat. Maar ja, als hij dat niet wil, dan is het voor mij ook een keer klaar.”

“Hoe is dat voor Maarten?” vraag ik.

“Nou, ik heb gewoon niks meer van me laten horen. Het lijkt me dat de boodschap dan wel duidelijk is.”

Hou het bij jezelf

De situatie van Jan is er een die we allemaal weleens tegenkomen. We houden er zelf een waarde op na en verwachten dat de mensen om ons heen die ook hanteren. Maar iedereen is anders en mensen en situaties veranderen. Dus ook onze opvattingen en waarden veranderen. Dat betekent dat we onze relaties regelmatig moeten updaten. Als we dat niet doen, kan er frustratie ontstaan

Daarom helpt het om je verwachtingen uit te spreken bij de ander. Zo kun je checken of jouw aanname klopt en zien waar de verschillen in overtuigingen liggen. In veel gevallen hebben we daar namelijk niet eens een basisafspraak over gemaakt.

Gooi de situatie open

Jan is gefrustreerd over zijn vriend, maar de frustratie gaat hier eigenlijk niet over de vriend, maar over Jan zelf. Als Jan het gesprek aangaat met Maarten blijkt dat Maarten een goede reden heeft om niet te kunnen helpen.

Jan vertelt in een volgende sessie: “Maarten vertelde dat het slecht gaat met zijn moeder. Daarom heeft hij een beetje een kort lontje en heeft hij geen energie en tijd om mij te helpen. Dat vertelde hij pas toen ik er naar vroeg omdat hij mij er niet mee wilde lastigvallen. En ik heb dat geïnterpreteerd als onwil om mij te helpen. Er was dus eigenlijk niets aan de hand, maar ik heb me er wel druk over zitten maken.”

Tot slot

We vinden al snel dat de ander het niet goed doet en maar moet veranderen. Zo’n aanname doen we dan zonder het daarover te hebben met die ander. En dat werkt vaak averechts.

Je kunt hooguit zelf veranderen. Je kunt iets veranderen aan de manier waarop je naar de ander kijkt, hoe je communiceert en hoe je je verwachtingen uitspreekt. Door niet in te vullen en te oordelen, maar juist nieuwsgierig te zijn naar de ander, zul je merken dat er snel meer inzicht in de situatie ontstaat waardoor irritatie misschien niet eens meer nodig is.

Manage je verwachtingen en maak er afspraken over, zelfs met je vrienden. Dat klinkt wat zakelijk, maar het is het minste wat je kunt doen om je relatie soepel te houden. Zeker op momenten in je leven waar het gaat om verandering is het goed om die afspraken regelmatig bij te werken. Zo weet je wat je van elkaar kunt verwachten en dat voorkomt teleurstellingen en frustraties.

Merk je dat je vaak voor iemand anders denkt en op die manier verkeerde aannames doet over mensen om je heen? Wellicht kan het helpen om in een coachgesprek te onderzoeken hoe je je eigen inbreng in (veranderende) situaties kan verbeteren. Interesse? Neem dan even contact met me op, dan kunnen we bespreken wat er mogelijk is.

Help! Ik heb iets beloofd dat ik niet kan waarmaken

Tim was in mijn coachpraktijk terecht gekomen omdat hij graag beter wilde bepalen wat hij zelf nu eigenlijk wilde. Uit onze gesprekken bleek dat hij veel dingen deed omdat andere mensen dat gewoon van hem vroegen, omdat het nu eenmaal gebeurde of omdat hij simpelweg niet aan zichzelf vroeg: ‘wat wil ik zelf nu eigenlijk?’

Inmiddels gaat het prima met Tim; op zijn werk zit hij goed in de flow en ook privé weet hij beter wat hij zelf wil. Hij kan voor zichzelf kiezen wanneer dat nodig is en zo beter prioriteit geven aan wat belangrijk is.

Tijdens een terugkomgesprek geeft hij aan dat hij, juist nu het zo lekker ging, ineens toch weer in een situatie zit waarvan hij denkt:  ‘hoe heb ik dit toch weer zover laten komen?’

Ja hoor, dat wil ik wel doen

Wat blijkt: Tim heeft onlangs op zijn werk ‘ja’ gezegd tegen een project dat nog in de kinderschoenen stond. Hij werd door zijn leidinggevende gevraagd om in een projectgroep mee te denken over de ontwikkeling van een inwerkcyclus voor nieuwe collega’s. Natuurlijk wilde hij daar over meedenken: ideeën genoeg.

Zonder dat Tim het echt doorhad is dit project in de afgelopen tijd veel meer geworden dan dat: in plaats van een paar brainstorms is het uitgegroeid tot een traject met een online platform, workshops en vragenlijsten. Van de projectgroep wordt verwacht dat ze al die dingen zelf ‘even’ ontwikkelen, naast hun gewone taken.

“Ik heb het gevoel dat ik niet terug kan” zegt Tim. “Ik heb ja gezegd, maar ik kan het er gewoon niet bij hebben. Ik heb te weinig tijd, we hebben te weinig middelen, maar we worden er wel op aangekeken als het niet lukt”.

Terug naar de tekentafel

Als je in een soortgelijke situatie zit kan het helpen om deze 3 vragen te stellen.

1) Is dit mijn probleem?

2) Is dit mijn verantwoordelijkheid?

3) Moet ik dit oplossen?

Het is goed om je af te vragen waar je ‘ja’ tegen hebt gezegd.

Tim is in deze situatie akkoord gegaan met het meedenken in een projectgroep. Toen was er nog niets bekend over het ontwikkelen van materialen en het geven van workshops. Tegen die dingen heeft hij dus geen ja gezegd.

Dus laten we de 3 vragen eens voor Tim beantwoorden:

1) Is dit mijn probleem? Nee. Tim heeft geen ‘ja’ gezegd tegen het hele project. Feitelijk is het daarmee het probleem van zijn leidinggevende.

2) Is dit mijn verantwoordelijkheid? Het project valt onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. Is het de verantwoordelijkheid van Tim dat er een goede workshop wordt gegeven? Nee; dat heeft hij niet afgesproken. Het uitspreken van duidelijke verwachtingen en verantwoordelijkheden voorkomt misverstanden.

3) Moet ik dit oplossen? Het behalen van de deadline voor de workshops en alles wat daarbij geregeld moet worden is niet het probleem en de verantwoordelijkheid van Tim. Dus nee, hij hoeft dit probleem niet op te lossen. Hij kan wél het probleem signaleren en bij zijn leidinggevende aangeven waar hij ‘ja’ tegen heeft gezegd. Daarmee kan hij duidelijk maken wat wel en niet onder zijn verantwoordelijkheid valt en zo zijn grenzen stellen.

Wat Tim ook kan doen is een oplossing aandragen of daar over meedenken. Aangeven wat er nodig is om het project wel succesvol af te ronden: bijvoorbeeld met meer mensen, geld of tijd. Maar Tim hoeft het niet zelf op te lossen.

Wat nou als je je belofte niet kunt nakomen?

Maar wat zou er gebeurd zijn als Tim wel ‘ja’ tegen het hele project had gezegd en het hem alsnog niet was gelukt vanwege tijdgebrek?

Het is niet leuk als je een belofte niet kunt nakomen, maar dat betekent niet dat je altijd alles aan de kant moet zetten om het toch te doen. Want dan gaat het altijd ten koste van iets anders.

Tim zou kunnen zeggen: ‘het is anders dan ik had verwacht’. Of: ‘ik merk dat ik het verkeerd heb ingeschat’. Toegeven dat iets niet lukt of dat je iets niet kan, kan ook je sterkte zijn. Bovendien: hoe langer je er mee wacht, hoe lastiger het wordt.

Je zult zien dat als je het uitspreekt en het feitelijk houdt, mensen prettiger reageren dan je in eerste instantie verwacht.

Mensen vinden het fijn als je aan de bel trekt als het niet lukt. Dan kun je samen een oplossing zoeken zodat het niet langzaam uit de hand loopt.

Het recept voor een zinvol teamuitje

Teamuitjes zijn vaak leuk en gezellig en een mooie manier om je teamleden beter te leren kennen. Wil je van je teamuitje ook een zinvolle teambuilding maken? Voeg dan een leerelement aan het uitje toe. Vaak  halen we namelijk  niet altijd de mooie leermomenten uit een teamuitje, terwijl die zeker wel aanwezig zijn.

Om een leermoment  aan een uitje toe te voegen neem ik teams geregeld mee de keuken in. Eerst verzorg ik een workshop Samenwerken. Na de workshop gaat het team samen met een chef-kok aan de slag in de keuken. Tijdens de samenwerking in de keuken kunnen ze hun nieuwe inzichten uit de workshop toepassen.

Zo ben je als team bewust bezig met de samenwerking in het team én is het gezellig met elkaar : functional fun.  De dingen die je er als team van leert, kun je weer meenemen in de dagelijkse praktijk op het werk.

In dit verhaal laat ik je zien hoe het team van manager Iris een leuk teamuitje combineert met zinvolle teambuilding.

Ingrediënt 1: Doe de teamscan

Voorafgaand aan de workshop vult het team van Iris de teamscan in. Met de teamscan meet ik hoe het team scoort op 14 succesfactoren voor goede teamsamenwerking. Met de uitslag van de scan kan ik in 1 oogopslag zien hoe het team zichzelf scoort op het gebied van samenwerking.

De uitslag van de test neem ik mee naar de workshop.

Ingrediënt 2: Workshop Samenwerken

We beginnen de workshop met een samenwerkingsoefening. Ik geef het team een eenvoudige teamopdracht waarin ze samen snel een oplossing voor een probleem moeten vinden.

Ze gaan als een dolle aan de slag, zonder ook maar even te overleggen. Keer op keer roept er iemand een oplossing en daar wordt direct door meerdere mensen op gereageerd. Maar nog voordat de oplossing is uitgeprobeerd roept er alweer iemand anders een nieuw idee en gaat het team daar weer mee aan de gang. Tussendoor geven ze elkaar voortdurend kritiek: de teamleden zijn drukker met de ander bezig dan met zichzelf.

Na de oefening bespreken we samen hoe het ging. De teamleden concluderen dat er nauwelijks gezamenlijk overlegd wordt en dat er niemand de leiding heeft. Dat er niet naar elkaar geluisterd wordt en dat degene die toevallig het hardst roept telkens bepaalt wat er gebeurt.

Ik vraag of ze dit herkennen in de praktijk: dat blijkt inderdaad zo te zijn.

Welke succesfactoren kunnen verbeterd worden?

Dit is het moment om de ingevulde teamscan te bespreken. Opvallend is dat met name de factor ‘omgaan met meningsverschillen’ laag scoort. De teamleden realiseren zich door de oefening en door het bespreken van de teamscan dat dit onderdeel de samenwerking in de weg staat. Ook in de dagelijks praktijk op het werk.

We bespreken hoe het team deze inzichten zo meteen in de keuken al direct kan inzetten. Oftewel: werk aan de winkel als ze de keuken in gaan. Het team spreekt drie dingen met elkaar af:

  • Ze maken een goede taakverdeling zodat duidelijk is wie wat gaat doen.
  • Versterken van collegialiteit: mensen die eerder klaar zijn of niet weten wat ze moeten doen bieden anderen aan om te helpen.
  • Ze luisteren naar elkaar en de ideeën van een ander.

Deze afspraken schrijven we op een flap-over die mee de keuken in gaat.

Tenslotte neemt Robin het woord; een teamlid dat tot nu toe nogal stil was. Hij geeft aan dat hij nogal sterk gericht is op hygiëne en dat hij er last van heeft als hij het idee heeft dat er onhygiënisch gewerkt wordt. Voorzichtig vraagt hij aan zijn collega’s of ze hier rekening mee willen houden.

De collega’s reageren positief: “natuurlijk, goed dat je het meldt!” En zo komen ze tot de afspraak dat iedereen in ieder geval bij aanvang zijn handen wast en handschoentjes aan doet.

Ingrediënt 3: De keuken in!

Dan is het tijd om de proef op de som te nemen. De kok heeft 3 gerechten bedacht. Het team legt aan de kok de bedachte taakverdeling voor en zo wordt er met elkaar een verdeling gemaakt.

Werken in de keuken is feitelijk niet veel anders dan het uitwerken van een opdracht op het werk. In de keuken werk je met recepten en ingrediënten die klaar staan. Bij een opdracht op het werk ben je afhankelijk van de middelen en mensen: daar moet je het mee doen. Daarom is de keuken zo’n mooie plek om het samenwerken te oefenen.

Het is leuk om te zien hoe het team al grappen makend de afspraken oefent. Er wordt gelachen en gekookt, en ieder groepje is duidelijk met zijn eigen taak bezig.

Ingrediënt 4: Een goede maaltijd: samen eten

Het leuke van samen koken is natuurlijk dat je samen kunt genieten van een goede maaltijd. In de keuken is de teambuilding langzaam overgegaan in een teamuitje, en tijdens het eten is het teamuitje duidelijk vol aan de gang. En het mooie is: iedereen heeft iets bijgedragen en op zijn of haar manier meegewerkt. Zo is de hele maaltijd een prachtig teamresultaat.

Lijkt het je ook wat om van je teamuitje een gezellige én zinvolle bijeenkomst te maken? Neem even contact met me op om te informeren naar de mogelijkheden. Je kunt in ieder geval alvast de gratis teamscan doen om te zien hoe je team scoort.

3 handvatten om pesten op het werk te voorkomen

Pesten op de werkvloer komt vaker voor dan je in eerste instantie zou denken. Het is een nare en venijnige gewoonte.

De trigger van pesten is vaak het anders-zijn van iemand in het team. Dat kan iemand zijn met een mening die anders is dan die van de groep. Of het kan iemand zijn die op een andere manier afwijkt van de groepsnorm.

Een zondebok laat vaak een kant zien waar we zelf niet mee geassocieerd willen worden. Als we iemand uitsluiten lopen we zelf geen risico om zondebok te zijn. We zoeken gemeenschappelijkheid in de groep door ons gezamenlijk van iemand te distantiëren. Dat ervaren we dan als veilig en comfortabel, maar het gaat ten koste van degene die de zondebok wordt.

Het is een teamproces waar je lastig vat op kunt krijgen. Dat wil niet zeggen dat je het niet kunt voorkomen. In deze blog beschrijf ik 3 handvatten die je kunnen helpen om te voorkomen dat iemand die afwijkt van de norm uitgroeit tot zondebok. Zo kun je het groepsproces tijdig bijsturen.

1. Zorg dat elke mening er toe doet

Een mening die tegen de norm van de groep ingaat wordt niet altijd geuit. Het kan zijn dat het wordt overschreeuwd door de grote meerderheid van de groep, of dat het wordt verzwegen uit angst voor botsingen.

Een mening die anders is, is niet altijd leuk om te horen, maar vaak wel noodzakelijk voor de besluitvorming. Al is het alleen maar om groepsdenken te voorkomen.

Door te benadrukken dat een afwijkende mening belangrijk is voor het team voorkom je dat het gezien wordt als een ‘verkeerde mening’. Zo voorkom je dat iemand langzaam uitgroeit tot zondebok, en stimuleer je juist dat de afwijkende mening als belangrijk wordt ervaren.

2. Betrek alle mensen in je team

Train jezelf erop om ook de mensen die weinig zeggen aandacht te geven tijdens een teamsessie of vergadering. Probeer te ontdekken welke meningen niet gehoord worden in je team. Heeft iemand nog een heel ander idee? Iets wat nog niet is genoemd? Iets wat misschien niet iedereen wil horen?

Ook (of juist) als je merkt dat de afwijkende mening ook bij jou zelf zorgt voor irritatie of afwijzing: geef het goede voorbeeld en benader degene met die andere mening met oprechte interesse.

Bijvoorbeeld: als iemand iets zegt en je merkt dat je denkt: ‘oh nee, daar heb je haar weer’; zie dat als een signaal om juist door te vragen en te luisteren. Het negeren of afkeuren van een mening kan leiden tot het ontstaan van een zondebok en dat wil je natuurlijk voorkomen.

3. Bespreek: hoe gaan we met elkaar om als we het oneens zijn?

Iedereen kan goed samenwerken als het makkelijk gaat en gezellig is. Maar echt goede samenwerking herken je pas op het moment dat je het met elkaar oneens bent.

Plan een sessie met je team of agendeer het als agendapunt op een vergadering. Je kunt dan de volgende vragen stellen: hoe willen we eigenlijk met elkaar om gaan? Hoe willen we zijn?

Wat vinden we van onze huidige manier van communiceren? Wat doen we als we het niet met elkaar eens zijn? Krijgt iedereen in het team voldoende gelegenheid om zich uit te spreken? En natuurlijk is het vervolgens van belang dat iedereen de ruimte krijgt om zich uit te spreken en te reageren. Dat we écht luisteren en elkaar serieus nemen.

Als je dit met enige regelmaat bespreekt kun je samen met je team de samenwerking op een natuurlijke manier verbeteren. Zo voorkom je dat iemand met een afwijkende mening uitgroeit tot een zondebok.

Tot slot

Door alle mensen in je team te betrekken, te faciliteren dat alle meningen er toe doen en met je team te bespreken hoe je met elkaar wil omgaan kun je voorkomen dat iemand zondebok wordt in je team. Sterker nog, je kunt juist stimuleren dat iemand met een afwijkende mening gezien wordt als een noodzakelijk ingrediënt voor echt goed onderbouwde besluiten.

In Deep Democracy noemen we dit ‘de wijsheid van de minderheid’. Ik nodig je uit om vanaf nu anders te luisteren, juist nieuwsgierig te zijn naar wat niet gezegd wordt. Luister naar de stem van de minderheid en ontdek wat het oplevert als je daar aandacht en ruimte geeft.

Met alle aandacht die er is voor de dag van het pesten is deze dag een mooi moment om eens stil te staan bij die stem van de minderheid.

Wil je het potentieel binnen je team beter benutten? Of merk je dat de kans bestaat dat iemand in je team de rol van zondebok krijgt? Drielink Coaching heeft een effectief arsenaal met werkvormen en methodieken om het beste uit iedereen in je team te halen, in een omgeving waar ruimte is voor alle verschillende mensen en meningen. Neem contact op om te bespreken wat Drielink Coaching voor je kan doen.

Hoe ga je om met dingen die je niet kunt veranderen?

In mijn coachpraktijk spreek ik veel mensen uit de zorg. Omdat ik alleen verhalen hóor, leek het me goed en interessant om een dag mee te lopen in de zorg om te kijken en te ervaren hoe de praktijk er nu uitziet.

Ik was diep onder de indruk van het werktempo, de passie en hulpvaardigheid van de mensen die ik heb gezien en gesproken. Wat wordt er hard gewerkt in een omgeving die veel van de mensen vraagt.

Werken onder druk

Ik mocht mee met Marjan, een verzorgende in de ouderenzorg. Marjan is geknipt voor de zorg: zorgen voor mensen en behulpzaam zijn zit in haar bloed. Maar werk in de zorg vraagt een aardige tol: de organisatie waar ze werkt vraagt van hun mensen om veel zorg te leveren in heel weinig tijd. Waar Marjan het liefst een uur aan haar werk besteedt, mag ze in de praktijk meestal maximaal 20 minuten bij een cliënt besteden.

We gingen in flink tempo van huis naar huis; er moest veel gebeuren in weinig tijd. Zo kwamen we aan bij het huis van meneer Van Lindenberg: een meneer van ca. 65 jaar die veel zorg nodig heeft.

Bij binnenkomst zit meneer Van Lindenberg al op ons te wachten. Hij kan eigenlijk niet lopen omdat zijn steunkousen aan moeten. Daar heeft Marjan hem snel bij geholpen.

“Ik zit al de hele ochtend in m’n eentje te wachten” zei hij somber, “en dan ben ik vandaag ook nog jarig”.

Gelukkig heeft Marjan een verjaardagskaart meegenomen, daar fleurt meneer van op. Maar als we weggaan zegt Marjan dat ze toch een vervelend gevoel heeft: “ik zou zo hem zo graag meer aandacht geven, even koffie met hem drinken en taart eten voor zijn verjaardag. Maar daar is gewoon echt geen tijd voor, ik heb maar 5 minuten de tijd voor hem.”

Ik merk dat dit een terugkerende frustratie is in de zorg. Ook collega’s van Marjan hebben er last van. Weinig tijd voor zorg, zelfs geen tijd voor een fatsoenlijke lunch, want dan gaat de pieper alweer. Genoeg reden om gefrustreerd te zijn en tegen elkaar te klagen over de werkdruk.

Hoe kun je daar mee omgaan?

Dingen waar je geen invloed op hebt

Wat doe je als je werkomgeving andere dingen van je vraagt dan je zelf zou willen? Wat doe je met je frustratie als je iemand echt wil helpen, maar daar geen tijd voor krijgt?

Het gevoel dat hier bij hoort vergelijk ik vaak met wat er gebeurt als je in de file staat. Een file geeft vaak een machteloos gevoel. Je zit erin, je staat stil, maar dat wil je natuurlijk niet: je wil gas geven. Maar dat kan niet. Je kunt er niets aan doen, je kunt een file niet langer of korter maken.

De cirkel van Invloed en betrokkenheid

Steven Covey benoemt in zijn boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’ de Cirkel van Invloed en Betrokkenheid.

Kort samengevat: je bent ergens bij betrokken (de file of een situatie op je werk) en daar wil je invloed op uitoefenen. Soms kun je op een situatie invloed uitoefenen en hem zo veranderen. Maar als je in de file staat kun je geen invloed uitoefen op de file; de situatie buiten je invloed.

Het enige wat je wel kunt doen is invloed uitoefenen op hoe je met de situatie omgaat. Je kunt je overgeven aan de frustratie en kwaadheid over de file, of je kunt je tijd in de file goed benutten: genieten van de muziek op de radio, een ademhalingsoefening doen of mensen bellen die je al lang niet gesproken hebt.

Invloed uitoefen waar het wel kan

Op het werk van Marjan in de zorg kunnen we hetzelfde principe toepassen. Marjan is betrokken bij haar werk en wil daar graag invloed op uitoefenen. Maar ze kan géén invloed uitoefenen op het feit dat ze veel werk in weinig tijd moet doen, de hele zorgorganisatie zal niet zomaar veranderen.

Marjan kan wél invloed uitoefenen op de manier waarop zij zelf met de situatie om gaat. En dat doet ze goed.  Ze heeft geleerd om het kort te houden, heel gericht te werk te gaan, de cliënten te vertellen hoeveel tijd ze heeft, wat wel en wat niet mogelijk is. Ze krijgt veel begrip van de cliënten, ook al willen zij ook liever dat ze meer tijd te besteden heeft.  Maar er zijn genoeg collega’s die er minder goed mee om kunnen gaan als Mirjam. Zij klagen en mopperen.

Mogelijkheden die er zijn: Mirjam kan in het overleg een keer aangeven hoe zij ermee omgaat, ze kunnen met elkaar bespreken hoe je anders met de situatie om kunt gaan en zoeken naar effectieve manieren om met de tijd om te gaan.  En natuurlijk is het belangrijk om te blijven melden dat er eigenlijk veel te weinig tijd is om je werk goed te kunnen doen, zodat het bij de leiding bekend is. De kunst is alleen om niet te verwachten dat het dan ook gaat veranderen.

En let wel: ik probeer niet voorbij te gaan aan de enorme frustratie die erbij hoort als je geen invloed hebt. Ook het gevoel dat Marjan heeft dat ze iemand tekort doet mag er absoluut zijn. Ik wil hier vooral de nadruk leggen op wat je in zo’n vervelende situatie tóch kan doen.

Geef energie aan de goede dingen

Je ergens druk om maken vraagt veel van je energie. Net als klagen, mopperen en gefrustreerd werken. Allemaal energie die je liever zou besteden aan dingen die het waard zijn en waar je invloed op uit kunt oefenen. Als je geen invloed kunt uitoefenen gaat je energie namelijk verloren.

Daarom helpt het om per situatie te bekijken of je wel of geen invloed op kunt uitoefenen.

Kun je geen invloed uitoefenen op iets waar je je betrokken bij voelt? Laat het dan los. Probeer te zien waar je wel invloed op hebt en maak een bewuste keuze: besteed je energie aan goede dingen.

Probeer het eens, je zult merken dat dat rust geeft.

Kom je er zelf niet uit of lukt het je niet om frustratie op je werk los te laten? Tijdens een coachgesprek kan ik je helpen om afstand te nemen van je frustratie en te focussen op de dingen waar je wél invloed op hebt.  Wil je meer weten? Neem dan contact met me op.

Hoe kan ik beter grenzen stellen?

In mijn coachingspraktijk merk ik dat een terugkerend thema bij veel mensen is: hoe kan ik beter grenzen stellen? Veel mensen zeggen vaker ‘ja’ dan ze lief is en komen daardoor in de problemen.

Geldt dit voor jou? In dit verhaal laat ik je zien hoe het kan komen dat je moeite hebt met grenzen stellen. Daarnaast geef ik je ook 5 tips die je kunnen helpen om je grenzen beter te bewaken.

Waar heb je last van?

Als je moeite hebt met grenzen stellen, heb je geen last van het feit dat je geen grenzen stelt. Je hebt wél last van de consequenties van teveel ‘ja’ zeggen.

Je krijgt teveel werk op je bord, je kunt je beloften niet nakomen en voelt je daar schuldig over. Je bent minder vaak thuis dan je zou willen of moet in het weekend werken. Of je kunt dingen niet afmaken en gaat daardoor mensen vermijden.

Welke overtuigingen zitten erachter?

Als je moeite hebt met grenzen stellen doe je dat over het algemeen niet bewust. Het lijkt je te overkomen. Dat komt doordat je handelt vanuit overtuigingen die je drijven.

Overtuigingen die ik vaak zie tijdens coaching zijn bijvoorbeeld:

  • ‘Ik wil graag aardig gevonden worden, als ik ‘nee’ zeg, vinden mensen me niet aardig meer.’
  • ‘Ik wil niet egoïstisch zijn, als ik ‘nee’ zeg vinden anderen me waarschijnlijk een egoïst.’
  • ‘Ik ben bang voor conflicten, ik wil geen ruzie maken.’
  • ‘Ik wil andere mensen gewoon helpen, zo ben ik nu eenmaal.’
  • ”Nee’ zeggen is gewoon geen optie, dat doe je niet.’
  • ‘Als ik eenmaal ‘ja’ heb gezegd kan ik daar niet meer op terugkomen.’

Verander niet de ander, maar jezelf

Hoe kun je met die overtuigingen omgaan? Het zou uiteraard fijn zijn als niemand je meer iets zou vragen. Maar zo werkt het natuurlijk niet: mensen zullen je altijd vragen voorschotelen waar je ‘nee’ op moet zeggen. Beter grenzen stellen werkt vooral als je zélf iets verandert.

Maar verandering bij jezelf aanbrengen is ontzettend lastig. Daarom zou ik je eerder aanraden om beter met jezelf om te leren gaan.

Wil je graag aardig gevonden worden? Dat is geen probleem natuurlijk, want er zijn nooit genoeg aardige mensen.
Wil je graag behulpzaam zijn? Dat is een mooie eigenschap: daar wordt de wereld beter van.

Alleen, in alle gevallen geldt: schiet er niet in door. Doseer het.  En verdeel het wat meer waarbij je jezelf ook wat gunt. Als je te vaak behulpzaam naar anderen bent, doe je jezelf te kort. Door nee te zeggen tegen de ander, ben je behulpzaam voor jezelf.  Als je te vaak aardig bent voor anderen vraag je dan af hoe aardig je nog bent voor jezelf. Door wat minder vaak klaar te staan voor de ander wordt je aardiger voor jezelf waardoor je beter voor jezelf zorgt.

Je hoeft je overtuigingen dus niet te veranderen. Want die maken ook dat jij bent wie je bent. Maar je kunt de uitvoering van die overtuiging wel beter doseren en verdelen.

5 manieren om grenzen te stellen

Er is natuurlijk niet 1 manier om grenzen te stellen. Iedereen is anders en iedereen leeft vanuit andere overtuigingen. Toch zijn er een aantal tips waarvan ik in de praktijk merk dat ze kunnen helpen om beter te doseren.

  1. Als iemand een vraag stelt, geef dan niet meteen een antwoord. Zeg dat je er even over wil nadenken. Je zult verbaasd zijn hoeveel mensen dat geen probleem vinden. Gun jezelf tijd, zo kun je voor jezelf bepalen: ‘als ik heel eerlijk ben, wat wíl ik dan zelf het liefst?’
  2. Geef de vraag door. Zeg: ik heb er nu geen tijd voor, maar misschien kan André je helpen. Zo zeg je nee, maar help je de ander wel.
  3. Houd je antwoord bij jezelf. Zeg: ‘vervelend voor je, ik zou je graag helpen maar daar heb ik nu geen tijd of gelegenheid voor’. Zo zul je de ander nooit kwetsen en geef je wel je grens aan.
  4. Stel een tegenvraag voordat je antwoord geeft. Zeg: ‘wat is precies je vraag aan mij?’. Je zult merken: soms is er niet eens een vraag, maar willen mensen gewoon even hun verhaal kwijt. Dan kun je naar ze luisteren, maar hoef je niet hun probleem op te lossen.
  5. En tenslotte: je hoeft niet elk probleem van een ander aan te pakken. Je kunt meedenken, maar je hoeft het niet op te lossen.

Zorg goed voor jezelf

Als je beter grenzen wil stellen is het belangrijk om eerst goed voor jezelf te zorgen. Het is als in het vliegtuig: daar krijg je altijd de instructie om in geval van nood het zuurstofmasker eerst bij jezélf op te zetten, en daarna pas bij de ander. Doe je dat niet, dan is er de kans dat je de ander ook niet meer kan helpen.

Als je zelf geen grenzen stelt, loop je het risico dat je langzaam omvalt. Dan kun je ook de ander niet meer helpen.
Pas als je grenzen stelt, ben je aardig en behulpzaam voor jezelf. En dan kun je ook aardig en beter behulpzaam zijn voor de ander.

Kun je wel wat extra hulp gebruiken bij het vinden van je overtuigingen en het stellen van grenzen? Ik help je graag: neem even contact met me op, dan bespreken we hoe ik je kan helpen.

Teambuilding en samenwerken

5 vragen die je kunt stellen als je team verandert

Nieuwe mensen in een team

Teams veranderen. Het ene moment werk je heerlijk samen met mensen die precies aanvoelen wat je wil, het volgende moment gaan die mensen weg en heb je het gevoel dat je van voren af aan moet beginnen.

De cultuur van een team en organisatie wordt bepaald door de mensen die er zitten. Als de samenstelling in je team verandert heeft dat impact. Dat brengt soms spanning met zich mee.

Of je nu in een nieuw team komt te werken of gaat samenwerken in een projectteam. Of je nu nieuwe mensen in je huidige team krijgt of dat er collega’s uit het team vertrekken: elke verandering is een prachtige gelegenheid om jullie samenwerking onder de loep te nemen.

Zo doen we dat nu eenmaal

Als iemand nieuw in een team komt, hoor je regelmatig de vraag: ‘hoe werkt het hier?’. Vaak reageren mensen dan op inhoudelijke zaken zoals de procedures en regels die er zijn. Of ze leggen uit hoe de systemen werken, hoe laat ze bijvoorbeeld beginnen en eindigen. Maar de informele zaken worden lang niet altijd uitgelegd. Zaken zoals bijvoorbeeld: ‘bij verjaardagen trakteer je je team op iets lekkers, bij voorkeur zelf gemaakt’. Of:’ je loopt niet zomaar de kamer van een ander binnen zonder te kloppen’.

Veel dingen in een team gebeuren gewoon omdat ze altijd zo zijn gegaan. Ook ineffectieve communicatie, gedoe en lastig gedrag: die zijn vaak ingesleten in een team en hebben patronen gevormd die lastig te doorbreken zijn.

Vaak zie ik dat een team wel gedoe ervaart, maar niet goed weet hoe dat aangepakt moet worden. Als je het gesprek aangaat over iets dat niet lekker loopt, kun je al snel de reactie krijgen: ‘dat doen we hier gewoon zo’. En daarmee is het gesprek beëindigd.

Nieuwe mensen in het team

Als er veranderingen in een team zijn, kun je dat moment gebruiken om het gesprek aan te gaan over hoe jullie zouden wíllen samenwerken. Je kunt als het ware de spelregels van het team opnieuw bepalen.

Ik begeleidde een keer een team waar een paar teamleden van de oude garde het team hadden verlaten. Er waren ook  nog eens 4 nieuwe collega’s bijgekomen. Flink wat verandering dus.

De nieuwe mensen in het team hadden een uitgebreid handboek gekregen met allerlei instructies hoe het werk verricht moest worden. Ze werden door de langst dienstdoende collega ingewerkt; zij wist immers goed hoe het er aan toe ging in de organisatie.  Deze collega had veel tijd en energie gestopt om het handboek zorgvuldig en duidelijk op te stellen.

Toen ik vroeg hoe de nieuwe mensen het proces van inwerken hadden ervaren kreeg ik vier volledig verschillende reacties.

De een vond het prettig om zulke duidelijke instructies te krijgen, een ander kreeg het ontzettend benauwd van al die regeltjes en ging daardoor opzien tegen het werk.  Maar omdat ze nieuw was in het team, durfde ze dat niet gelijk te zeggen. Eerst maar even de kat uit de boom kijken. Weer een ander nieuw teamlid keek het handboek helemaal niet in en ging gewoon zelf aan het werk: dat ging prima in zijn beleving.

Door het inwerkproces en de ervaringen daarmee met elkaar te delen kwam er veel informatie boven tafel die anders niet gedeeld zou zijn. Door de frisse blik van de nieuwe medewerkers werd het team zich ervan bewust dat een aantal procedures eigenlijk niet meer van toepassing waren en alleen maar extra werkverschaffing gaven. 

Ze maakten de afspraak om het handboek nog eens kritisch te bekijken met behulp van de input van de nieuwe collega’s.  Ze besloten gelijk om het thema : ‘zo doen we dat nu eenmaal’ op de agenda te zetten. Met als doel om ingesleten patronen te herkennen en te bespreken of die nog wel nuttig zijn. Zo’n sessie zou dan gelijk helpen om elkaar beter te leren kennen.  Daarnaast kwam aan de orde dat het goed was om voor het inwerken rekening te houden met de verschillende voorkeursstijlen: welk werk past het beste bij de nieuwe collega’s en wie van hen kan dat dan het beste doen? 

Wat willen we eigenlijk?

Veranderingen zijn een mooie aanleiding om samen vast te stellen: wat willen we eigenlijk?

Hoe willen we mensen inwerken? Waarom moet eigenlijk altijd dezelfde persoon de vergadering voorzitten?  Kunnen we ook eens staand vergaderen? Wat delen we wel bij het koffieapparaat wat niet met het hele team gedeeld wordt? Willen we wel alleen over onze leidinggevende praten als ze er niet bij is?

Je leert alleen maar wat je als team echt wil door het samen te bespreken. In elk team zitten verschillende mensen. Die hebben elk hun eigen kwaliteiten en behoeften. Om daar ruimte en respect voor te krijgen heb je een goed gesprek nodig. Hieronder geef ik je een paar gespreksstarters voor zo’n goed gesprek.

5 vragen voor je veranderende team

Vragen zijn een goede gespreksstarter. Prik dus eens een moment met je team om te bespreken hoe jullie nu werken en hoe je zou willen werken.

De vragen hieronder kun je stellen aan de mensen die nieuw in je team zijn gekomen.

  1. Welke gewoonten heb je bij ons in het team ontdekt? Wat is hier anders dan bij je vorige werkgever?
  2. Wat heb je zelf moeten ontdekken bij ons in het team? Wat gebeurt er wel, maar waar wordt niet over gesproken?
  3. Waar verwonder je je over?
  4. Waar hebben we het niet over?

Deze vragen kun je stellen aan de ‘oude garde’ binnen het team:

5. Wat moet een nieuwkomer echt weten over deze organisatie? Hoe werkt dat? En hoe zou je dat uitleggen?

6. Bedenk een ‘zo-doen-we-dat-nu-eenmaal-situatie’.  En bespreek met het team of je dit wilt behouden of dat het tijd is voor een aanpassing.

Ik hoop dat je een leuk en leerzaam gesprek met je (nieuwe) team hebt. Kom je er niet uit, of kun je een paar ervaren objectieve ogen en oren gebruiken om je gesprek te faciliteren? Dan kom ik natuurlijk graag langs. Ik help je graag: neem even contact met me op, dan bespreken we hoe ik je kan helpen.

Touwtrekken - niet samenwerken

Niemand heeft monopolie op de waarheid

Wat doe je als je in een team moet samenwerken met iemand waar je steeds het gevecht mee aan moet gaan? Als je het maar niet met elkaar eens kunt worden. In dit artikel geef ik je een waargebeurd voorbeeld van een team dat ik begeleid heb. In dit team stonden twee mensen lijnrecht tegenover elkaar: Mark en Annemarie.

Samenwerken met een nieuwe coördinator

In de zorginstelling van Mark is een reorganisatie geweest. Dat heeft zijn werk nogal overhoopgegooid. Vóór de reorganisatie werkte hij in een team van 3 zorgverleners. Mark was in het team de informele leider: degene die alles netjes regelde en aanstuurde.

Tijdens de reorganisatie besloot het management dat het team van Mark formeler aangestuurd moest worden. Daarom is er iemand aan het team toegevoegd: Annemarie is aangesteld als de teamcoördinator. Omdat Annemarie nog een andere functie heeft in de organisatie gaat ze parttime aan het werk als coördinator bij het team.

De aanwezigheid van een nieuwe teamcoördinator schiet Mark in het verkeerde keelgat. Hij ziet direct allerlei dingen van Annemarie die ze verkeerd doet. Annemarie is bijvoorbeeld niet alle dagen aanwezig als teamleider en dat vindt Mark niet kunnen. Hij vindt: een teamleider moet er altijd zijn.

In alle dingen die Annemarie doet vindt Mark wel iets wat niet goed is, wat hij zelf beter zou doen. Hij zoekt ook steun bij zijn collega’s: de nieuwe coördinator deugt niet.

Annemarie begrijpt er weinig van. Ze doet haar best, heeft al weinig tijd, en het enige wat ze terugkrijgt is klachten over haar werk als coördinator. Ze geeft tegengas en de sfeer en het werkplezier in het team worden met de dag minder.

Sta stil bij wat er gebeurt

In deze situatie kom ik terecht als ik word gevraagd voor een teambegeleiding in dit team. De situatie zit vast, de sfeer is er een van vechten.

Wat doe je in zo’n situatie?

Het is belangrijk om te observeren hoe er wordt gecommuniceerd. In dit team herken ik duidelijk het mechanisme van aanvallen en verdedigen. Er wordt niet constructief gezocht naar een oplossing, maar er wordt taal gebruikt die ervoor zorgt dat je recht tegenover elkaar komt te staan.

Ik hoor zinnen als: ‘ja, maar wat je nu zegt is helemaal niet waar’. Het zijn woorden die ervoor zorgen dat een gesprek vastloopt en persoonlijk wordt.

Daarom leg ik het proces stil. Zodat we kunnen bespreken wat er nu eigenlijk gebeurt. Dat kan ongemakkelijk zijn, want er is veel emotie bij betrokken.

Waar gaat het nu echt over?

We gaan op zoek naar een antwoord op de vraag: waar gaat het nu echt over? Om antwoord op die vraag te krijgen helpt het om in het gesprek niet direct te reageren op wat je hoort, maar eerst een of twee vragen te stellen aan de ander. Zorg dat het open vragen zijn waarbij je nieuwsgierig bent naar de ander. Vragen die je in deze situatie bijvoorbeeld aan Mark kunt stellen zijn:

  • Wat maakt je zo emotioneel?
  • Waarom is dat zo belangrijk voor je?
  • Hoe stel je je dat voor?

Door vragen te stellen komen we erachter dat Mark niet eens echt boos is op Annemarie, maar dat hij vooral heel teleurgesteld is over het feit dat hij als informele leider zonder overleg aan de kant is gezet voor een ander. Hij had ook graag de formele rol van coördinator op zich genomen. Daar baalt hij van en dat vindt hij pijnlijk.

‘Ja,’ zegt Annemarie ‘dat begrijp ik wel. Dat is ook heel vervelend. Maar ik ben hier ook maar neergezet door het management. Ik doe m’n best binnen de tijd die ik heb en het enige wat ik daarvoor terugkrijg is geklaag.’ Dat begrijpt Mark ook en dat is natuurlijk niet wat hij wil.

Door afstand te nemen van de situatie en door de juiste vragen te stellen krijgen zowel Mark als Annemarie begrip voor elkaar en zicht op de situatie zonder dat ze direct uit emotie reageren.

Waar zijn we het wel over eens?

Als het gesprek vastloopt omdat je het oneens bent, kan het helpen om de vraag te stellen: waar zijn we het wel over eens en welk gezamenlijk doel hebben we? Hiermee doorbreek je het patroon van vechten voor je eigen gelijk.

In het geval van Mark en Annemarie zijn ze het erover eens dat het allemaal draait om goede zorg voor de cliënt.  Het begrip voor ieders situatie helpt om niet het gevecht te voeren over zaken waar ze geen invloed op hebben.

Mark is boos op het management en dat reageerde hij af op Annemarie. Hij realiseert zich nu dat Annemarie daar niets aan kan doen. Hij begrijpt nu beter dat Annemarie niet alle dagen beschikbaar is. Annemarie begrijpt dat Mark boos is. Ze kan er alleen niets aan veranderen.

Samengevat

Als je in een situatie zit waar twee partijen tegenover elkaar staan, dan helpt het om het proces stil te leggen. Om te luisteren naar de ander, zonder daar direct op te reageren.

Zo wordt iedereen gehoord en voelt iedereen zich serieus genomen. Daardoor neemt de spanning af en staan mensen weer open voor elkaar. Onderzoek samen wat het gezamenlijke doel is en neem dat als vertrekpunt voor het gesprek.

Het gaat er niet om dat je de ander overtuigt van je gelijk, maar dat je leert hoe je met elkaar omgaat als je het oneens bent.

Herken je deze situatie en zou je graag hulp krijgen bij het verbeteren van jullie samenwerking?

Kijk eens bij ons aanbod aan workshops & trainingen
Of neem direct contact met ons op.