Terug naar kantoor: laten we het nu echt sámen doen!

De coronacrisis is voorlopig nog niet voorbij, maar gelukkig komt er inmiddels wat verbetering in de situatie. We blijven nog zoveel mogelijk thuiswerken, maar mogen elkaar langzaamaan wel in kleine groepen in het echt zien. Hoe pakken we de draad weer op?

Wat doet 2 maanden quarantaine met je team?

De meeste mensen hebben elkaar zo’n 2 maanden niet in het echt gezien. En dat doet iets met de samenwerking. Dat doet iets met jezelf. Duik je dan zo weer een teambijeenkomst in of neem je eerst de tijd om even af te stemmen? Wat voor invloed hebben die 2 maanden eigenlijk gehad? We kunnen elkaar straks weer ontmoeten, dat gaat niet in één keer. Dat gaat geleidelijk en dan blijkt dat het ook niet meer is zoals het was. Veel is veranderd. De veiligheid is veranderd, het werk is veranderd, de wereld is veranderd.

Hoe gaan we weer samenwerken?

Na zo’n lange tijd is het goed om alles bewust met elkaar af te stemmen. Hoe gaan we weer aan het werk? Hoe doen we dat met thuiswerken en naar kantoor gaan? Wat spreken we af? Hoe houden we het veilig en hoe spreken we elkaar daarop aan? Dat kun je natuurlijk zelf organiseren, maar hoe fijn is het als je daar iemand voor inzet en het niet zelf hoeft te begeleiden, zodat je zelf volledig kunt meedoen aan het gesprek. Het is nu de juiste tijd om het echt sámen te doen.

Ik help je hier graag bij en heb het volgende aanbod:

Een volledig verzorgde teamsessie

Ik help het team een goede start te maken voor een goed gesprek door een sessie van een dagdeel te begeleiden. In die sessie gaan we in op vragen als:

• Hoe is afgelopen periode voor je geweest?

• Hoe heb je het werk en de samenwerking ervaren?

• Hoe zorgen we dat we het nu echt sámen gaan doen?

• Welke afspraken kunnen we maken en hoe zorgen we ervoor dat we die we kunnen naleven?

• Wat is er verder van belang om met elkaar te delen?

Wat houdt het aanbod praktisch in:

• Een gratis oriënterend telefoongesprek vooraf

• We houden natuurlijk ten alle tijde de richtlijnen van het RIVM aan als het gaat om veilig samenkomen.

• De sessie duurt maximaal een dagdeel.

• De investering van deze begeleiding is éénmalig slechts € 745,- ex. btw.

• In omgeving Woerden (centraal in Nederland) werken we samen met Kas Woerden Dit is een prachtige locatie met veel ruimte zowel binnen als buiten (parkeergelegenheid) waar we kunnen samenkomen met altijd 1,5 meter afstand en rekening houdend met de actuele coronarichtlijnen. Voor dit aanbod hebben we bij Kas Woerden een speciaal tarief kunnen afspreken wat we graag met je delen.

• We kunnen uiteraard ook op andere locaties afspreken.

• Dit aanbod geldt tot 1 juli aanstaande.

Wil je met je team aan de slag? Of wil je eerst een gratis oriënterend telefoongesprek? Neem contact met ons op

Lig je wakker over het ‘nieuwe normaal’? Dit kun je eraan doen

Ik zag kortgeleden op televisie slaappsychologe Barbara Mulder. Ze had het over slaapproblemen tijdens deze coronacrisis, want juist nu hebben mensen last van slaapproblemen. We hebben zorgen, zijn onzeker, we malen of hebben angsten. De crisis raakt zowel werk als privé. We hebben geen vat op de toekomst.

Mulder geeft aan dat slaapproblemen ook kunnen ontstaan doordat je niet echt moe bent als je veel binnen zit: als je te weinig beweegt, ben je niet vermoeid genoeg en kun je slechter slapen.

Ik denk dat het echte probleem nu vaak is dat we moeten leren omgaan met de onzekere situatie die zich aandient. We moeten leren leven met een nieuwe werkelijkheid, het nieuwe normaal waarvan we nog niet weten wat het is.

Maar hoe doe je dat?

Tips tegen slaapproblemen

Barbara Mulder geeft de volgende praktische tips tegen slaapproblemen:

  • Deel je zorgen, bespreek het. Dit kan ook heel goed online of via de telefoon. Gedeelde smart is halve smart.
  • Beeld en computer zijn slecht.  Overactivatie van het brein is een oorzaak van slecht slapen. Mulder raadt aan om in de avond niet meer achter je beeldscherm te zitten, overdag voldoende pauzes te nemen en werktijd achter je computer te verkorten.
  • Kijk 1 keer per dag het nieuws op een vast tijdstip. Dit voorkomt dat je telkens updates krijgt over het coronavirus. Telkens het nieuws kijken helpt niet en geeft spanning.
  • Neem een vast piekerkwartier: elke dag op hetzelfde tijdstip geef je aandacht aan bijvoorbeeld: ‘waar maak ik me zorgen over?’ of ‘waar ben ik bang voor?’ Zorg dat je dit niet pal voor het slapen doet, en je hoeft niet tot een oplossing te komen.  Zo kun je het ‘s nachts beter parkeren,
  • De belangrijkste tip is: houd een strak ritme aan, zorg voor regelmaat en opstarttijd. Start elke dag op hetzelfde moment, ook in het weekend!
  • Ga op een vaste tijd naar bed en zorg dat je niet ‘aan’ staat voordat je gaat slapen.

Voer het goede gesprek

De eerste tip van Barbara spreekt mij als coach natuurlijk aan en is heel herkenbaar. Mijn ervaring is vaak dat het al een positief effect heeft als je je gedachten en zorgen hardop uitspreekt. Het helpt je ook om je gedachten te ordenen.

Soms is het zelfs zo dat je dan al snel inziet dat deze gedachten (zwaar) overdreven en irreëel zijn. Een gesprek helpt je om gedachten te relativeren en op waarheid in te schatten.

Piekeren en zorgen maken zet je vaak vast en maakt je negatief. Door vanuit andere perspectieven naar de situatie te kijken en te onderzoeken wat wél mogelijk is, kun in een gesprek leren om dit negatieve patroon te doorbreken.

Vraag om hulp, maak het bespreekbaar

Het is ook belangrijk om te weten: je hoeft het niet alleen te doen. Durf te vragen. Een goed gesprek geeft je de mogelijkheid om je zorgen van een afstandje te bekijken en er een nieuw licht op te werpen. Patronen doorbreken is gewoon moeilijk.

Lukt het niet om er zelf uit te komen? Juist nu is het een goed moment voor een gesprek met een professionele coach.

Hoe parachutespringen mij helpt in deze crisis

Ik heb vroeger parachute gesprongen. Het is geweldig om uit een vliegtuig te springen en een vrije val te maken. Het is eng en heerlijk tegelijk. Het is letterlijk een sprong in de diepte; het vraagt onvoorwaardelijk vertrouwen in jezelf, in de lijnen, in de parachute.

Een vrije val is tegenstrijdig: aan de ene kant is er de snelheid waarmee je naar beneden valt. Aan de andere kant is er de rust, stilte. Het is een heerlijk gevoel.

Ik zit net als de meeste mensen inmiddels een aantal weken binnen vanwege de coronamaatregelen. En het voelt als een vrije val met allemaal polariteiten: leeg en vol, rustig en druk, veel en weinig, traag en snel tegelijkertijd. Alles verandert in enorm tempo, maar het is ook doodstil.

Ik ben in verwondering over wat er gebeurt. Ik probeer een nieuw ritme te vinden, nieuwe structuur, opnieuw mezelf uit te vinden vol verwondering. Elke dag is anders, het is onvoorspelbaar, net als de vrije val.

Wat mij helpt is mijn herinnering aan het parachutespringen: geen zekerheid en toch vertrouwen op wat er is, wat er komt, genieten van het moment wat zo kort is en tegelijkertijd lang duurt. Elke dag, elk moment weer opnieuw kijken waar ik wel of geen invloed op heb, met mezelf en mijn omgeving opnieuw in-checken: hoe is het met mij, en met mijn omgeving, wat is er nodig, wat gaat helpen?

Dit zijn mijn gedachten waardoor ik met de huidige situatie om leer gaan. Ik ben nieuwsgierig naar hoe het jou vergaat, waar je tegenaan loopt en vooral: wat je helpt, laat het me weten.

De wereld van verschil

Voorkeursstijlen in de praktijk: wat heb je eraan?

Ik heb al een paar keer eerder over de voorkeursstijlen van DISC en Mapstell geschreven. Ik geef regelmatig workshops met deze methode die je helpt om je eigen voorkeursstijl te ontdekken. In plaats van zelf weer te schrijven hoe leuk en zinvol werken met Mapstell is, leek het met een goed idee om iemand anders aan het woord te laten. Daarom heb ik Marianne gevraagd naar haar ervaringen met Mapstell. Ze vertelt over hoe ze het in de praktijk ervaart. Marianne is directeur en leidinggevende.

Het verhaal van Marianne

“Ik heb geleerd dat ik een rode voorkeursstijl heb. Dat betekent dat ik op een goede dag vastberaden, doelgericht en veeleisend kan werken. Daar staat tegenover dat ik op een slechtere dag controlerend, drammerig of intolerant kan zijn en overkomen. Doordat ik nu weet dat dit mijn voorkeursstijl is, helpt het mij om er rekening mee te houden. Wat erg helpt is dat ik nu niet alleen mijn eigen voorkeursstijl beter heb leren kennen, maar dat ik ook beter begrijp hoe andere mensen communiceren. Mensen met een andere voorkeursstijl communiceren echt totaal anders, soms lijkt het wel een andere taal. Eerst had ik dat niet echt in de gaten. Ik vond altijd dat de ander maar moest snappen wat ik zei en bedoelde. Maar dat werkt natuurlijk lang niet altijd, met alle gevolgen van dien.”

Goede en slechte dagen

“Daarbij komt dat ik ook wel last kon hebben van mijn rode voorkeursstijl: op een slechte dag lijkt het alsof ik er bij iedereen bovenop moet zitten en dan lijkt het alsof ik het niet goed doe. Daar werd ik zelf ook onzeker van. Nu weet ik: ik communiceer gewoon anders. Wat ook helpt is dat ik niet alleen mijn eigen slechte dag beter kan herkennen, maar ook die van een ander. Zo kan ik iemand die steken laat vallen feedback geven door zijn ‘slechte dag-gedrag’ te herkennen. Doordat ik ook weet welke sterke eigenschappen er bij dat gedrag horen kan ik het gesprek beter aangaan. Het herkennen en bespreekbaar maken van onze voorkeursstijlen geeft begrip en openheid voor een goed constructief gesprek.”

Ik ken mezelf beter

“Het helpt me bij de manier waarop ik anderen benader. Ik kan de relatie en de sfeer verbeteren. Als ik nu een gesprek met iemand heb en iemand zegt niet zoveel, dan weet ik dat het kan komen omdat ik te drammerig ben. Daardoor klappen mensen soms dicht. Eerst ging ik alleen nog maar meer proberen te controleren. Vroeger ontkende ik dat ik drammerig was, nu weet ik dat het niet altijd een positief effect heeft. Dat geeft lucht in mijn communicatie met anderen. Waar ik eerst veel vaker in de aanval ging lukt het me nu om meer onderzoekend een gesprek te voeren. Iemand met een blauwe voorkeursstijl vind ik geen muggenzifter meer, maar kan ik stimuleren om z’n precisie te benutten. Ik heb geleerd dat de collega met de groene voorkeursstijl conflictmijdend is, zeker als ik direct ben en haast heb. We hebben dit besproken en ik weet nu dat het handiger is om deze collega rustig te benaderen en te verzekeren dat ik hem zeer waardeer. Mensen met een gele voorkeursstijl zorgen voor veel gezelligheid in het team. Maar daarbij hoort dat ze soms voorbijgaan aan het resultaat, en dat is ook belangrijk. Nu ik weet welke eigenschappen er bij de voorkeursstijlen horen, kan ik veel beter samen met de ander zoeken naar wat werkt voor ons.”

Voorkeursstijlen en leidinggeven

“Als leidinggevende heb ik een voorbeeldfunctie. Als ik zelf laat zien dat ik de voorkeursstijlen ken en er rekening mee houd, dan doen de mensen in mijn team ook mee. Het is voor ons een ‘codetaal’ geworden die ons helpt om beter te communiceren. We hebben in onze teamkamer een grote landkaart met de Wereld van Verschil hangen. Dat is een blijvende herinnering en een handig middel voor ons en de mensen die met ons werken.”

Workshop Personal Mapping

Wil je ook leren werken met voorkeursstijlen? We organiseren regelmatig workshops en kennismakingssessies. Heb je interesse? Laat het ons weten dan stemmen we af wat de mogelijkheden zijn.

Heel Holland coacht …hoe erg is dat?

Onlangs zag ik de aflevering van het BNNVara’s  programma RamBam over coachen. Ze gingen in het programma in op de wildgroei aan coachpraktijken. Daarbij benadrukten ze het feit dat de term ‘coach’ geen beschermde benaming is. Iedereen kan zich dus coach noemen en dat gebeurt dan ook. Het aantal mensen wat zich coach noemt is de afgelopen vijf jaar verdubbeld tot 65.000 Deskundigen waarschuwen dat die enorme toename ook zorgt voor wildgroei en ongelukken.

De uitzending was bij vlagen behoorlijk ongemakkelijk: er zaten voorbeelden in van dingen die echt niet konden. Coaches die misbruik maakten van de goedgelovigheid van mensen die denken: als jij de coach bent, dan zul jij het wel weten.

Ik vind het goed dat er aandacht besteed wordt aan dit onderwerp, het maakt mensen alert op waar je op kunt letten als je voor een dergelijke keuze staat. En aangezien ik zelf coach ben deel ik graag mijn perspectief hierop en geef ik je 3 tips bij het kiezen van een coach. Want als je zorgvuldig kiest is de kans dat je een goede coach vindt een stuk groter.

Wat vind ik een goede coach?

Allereerst wil ik duidelijk stellen dat we het hier hebben over coaching van onderwerpen zoals persoonlijke ontwikkeling, persoonlijk leiderschap, loopbaanvraagstukken of life coaching. Wat mij betreft is een goede coach iemand die je zonder oordeel faciliteert en wegblijft van adviezen. Door vooral (goede) vragen te stellen, word je je bewust van je eigen gedragspatronen.  

Door bewustwording van die patronen, en de begeleiding van de coach daarbij, krijg je inzichten en vind je zelf antwoorden op jouw vragen. Dat is heel krachtig en impactvol. Als je jouw eigen manier vindt om met situaties om te gaan, dan blijft dat veel beter hangen dan wanneer ik je als coach vertel wat je moet doen en hoe je je moet voelen.

Het gaat niet over de coach

Naar mijn idee moet het nooit over de coach gaan. Het gaat over jou en jouw ‘gebruiksaanwijzing’. Als je die kent, kun je beter met jezelf omgaan en gerichte keuzes maken.  Je kunt leren om je eigen adviseur te zijn. Als dat lukt geeft dat zoveel zelfvertrouwen en energie. Dan kun je weer in jezelf geloven.

Het klinkt heel fijn als de coach je begrijpt omdat hij of zij hetzelfde heeft meegemaakt, maar uiteindelijk vind ik dat die ervaring van de coach geen voorwaarde is voor jou om beter om te gaan met die lastige situatie. Vaak is het juist beter om een ‘neutrale’ coach te hebben die luistert naar wat jou bezighoudt en wat jouw worsteling is. Iemand die je leert om naar jezelf te kijken en de juiste vragen stelt waardoor je nieuwe inzichten krijgt.

Een goede coach kent z’n grenzen

Daarnaast is het belangrijk dat een coach weet wat hij wel en niet kan. Ik coach daarom bijvoorbeeld alleen mensen die mentaal gezond zijn, die kunnen reflecteren en geen last hebben van (diepe) trauma’s.

Daar wil ik professioneel in zijn: ik moet inschatten wat wel en niet coachbaar is. Begeleiding bij overspannenheid en burn-out is bijvoorbeeld echt een andere expertise: mensen die met zulke vraagstukken bij me komen zal ik altijd doorverwijzen.

Hoe zoek je een goede coach?

Heb je een vraag of doel en zoek je een coach die je hierbij kan helpen? De volgende 3 punten kunnen je helpen om je een keuze te maken.

1. Zorg dat je weet waarbij je geholpen wil worden

Voor coaching is het belangrijk dat je een specifieke vraag of leerdoel hebt. Als die vraag duidelijk is, is het eenvoudiger om een coach te vinden die je bij die specifieke vraag kan helpen. Zo voorkom je dat je in een eindeloos traject terechtkomt met iemand die je eigenlijk niet echt verder kan helpen.

2. Check opleiding, accreditatie en stel kritische vragen

Hoewel ‘coach’ geen beschermde titel is, zijn er wel keurmerkinstanties zoals de ‘Nederlandse Orde van Beroepscoaches’ (NOBCO). Het NOBCO  is er voor iedereen die op zoek is naar een professionele coach en voor coaches die willen werken aan verdere professionalisering van het coachvak. Zo wordt de kans op kwaliteit vergroot.

Internationaal is er de ‘International Coach Federation’ (ICF) die de belangen en professionalisering van coaches behartigt en accrediteert (de AICF-creditatie). Dit zijn twee bekende instanties, en er zijn nog veel meer instanties te vinden op dit gebied. Op de websites van deze instanties staan professionele coaches vermeld. Ook op het werk kun je aan je manager of collega’s van de afdeling HR om advies vragen. 

3. Kies een coach die bij je past

Als je een coach zoekt, maak dan kennis met een paar verschillende coaches.  Zo kun je ervaren wie het beste bij je past en kun je tot een betere keuze komen.

Tot slot

Ik heb kwaliteit van coaching uiteraard hoog in het vaandel staan. Daarom heb ik geaccrediteerde coachopleidingen gevolgd en ben ik gecertificeerd coach. Ik ben aangesloten bij zowel NOBCO als ICF. Die instanties verwachten dat je laat zien dat je je werk als coach actief uitvoert, en dat je kennis op peil blijft.

Op deze manier kan ik verantwoorden dat ik mensen die binnen mijn doelgroep vallen, professioneel kan begeleiden. Ik ben benieuwd naar jouw ervaring en mening: waar hield jij rekening mee toen je een coach zocht en (hoe) heeft dat je geholpen? Ik hoor graag van je.

De eenvoudigste start voor beter overleg: check-in

Robert vindt het belangrijk dat dingen duidelijk zijn. Duidelijkheid is een van zijn kernwaarden, hij heeft het nodig. Als de wereld om hem heen onduidelijk is wordt hij onrustig.

Ik heb een methode geleerd die ik altijd toepas als ik een teamsessie begeleid. Het is iets kleins en het is makkelijk toe te passen, maar de impact is altijd zo groot dat het me een goed idee leek om het met je te delen.

De check-in

Voor elke bijeenkomst met een team doe ik een check in. Dat gaat als volgt: ik stel een paar vragen die alle aanwezigen moeten beantwoorden. Daarbij horen een paar belangrijke spelregels:

  • Als iemand aan het woord is mag niemand erop reageren. Zo wordt degene die spreekt niet onderbroken en voelen de anderen direct hoe het is om echt te luisteren.
  • Ook hoef je niet het rijtje af, maar iemand spreekt als hij er klaar voor is.
  • Als iedereen heeft gesproken, is er ruimte om te reageren op hetgeen is gedeeld

Als iemand het woord neemt beantwoordt hij de vragen. Een voorbeeld van vragen is:

  1. Hoe is het met je? (Wat houdt je bezig?)
  2. Wat is voor jou van belang om nu te delen?
  3. Wat wil je uit deze bijeenkomst halen?

Waarom zou je inchecken?

Stel je de volgende situatie voor: in een teamvergadering zitten 10 mensen. Ieder zit er met zijn eigen verhaal. Zo is Eva er niet zo bij met haar gedachten omdat ze net een slechtnieuwsgesprek heeft moeten voeren. Tegenover haar zit John die vanmorgen voor het eerst opa is geworden en verderop aan de tafel zit Rachel die over tien minuten weg moet voor een klantgesprek. Door in te checken deel je met elkaar waar ieders gedachten naar uitgaan, wat je bezighoudt. Het geeft begrip en inzicht in de verschillen die er zijn. En het helpt om beter op elkaar af te stemmen wat er nodig is om een goed overleg te hebben. Als ze níet zouden inchecken weet niemand dat Eva een slecht gevoel heeft over haar gesprek, John zit te stuiteren en Rachel kan elk moment weglopen. Dat heeft veel (negatieve) impact op hoe het gesprek verloopt. Door even in te checken kan iedereen opmerken wat hem of haar bezighoudt. Er hoeft geen discussie of gesprek uit te komen: er wordt geluisterd en niet gereageerd.

Aanwezig in het moment

Als je met elkaar aandacht geeft aan wat er speelt, ben je meer bewust van het moment en wat er echt nodig is. Dat voorkomt niet alleen kleine ergernissen, het voorkomt ook dat je kostbare tijd bij elkaar zit terwijl iedereen eigenlijk met andere zaken bezig is. Het voorkomt dat mensen moeten raden wat er bij de ander speelt. En dat je de reactie van een ander gaat duiden zonder dat je weet wat erachter zit of wat er werkelijk aan de hand is. Kortom, als je start met een check-in in een vergadering, teamsessie of gewoon een gesprek, dan weet je wat de ander bezighoudt. En daar wordt je communicatie helder van.

Heb je deze methode geprobeerd en smaakt het naar meer? Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het toepassen ervan? Neem contact op om te bespreken welke mogelijkheden er zijn.

Wat doe je als de ander je gedachten niet kan lezen?

Robert vindt het belangrijk dat dingen duidelijk zijn. Duidelijkheid is een van zijn kernwaarden, hij heeft het nodig. Als de wereld om hem heen onduidelijk is wordt hij onrustig.

Op zijn werk heeft Robert last van de manier waarop zijn leidinggevende communiceert. Die is wat chaotischer en dat schept soms onduidelijkheid voor Robert. Dat levert irritatie bij hem op, want Robert vindt: “mijn leidinggevende moet gewoon duidelijk zijn”.

Hoe duidelijk ben je zelf?

“Ik heb gewoon veel structuur nodig.” zegt Robert. “Maar mijn leidinggevende is zo onduidelijk altijd, zij verwacht altijd dingen van me, maar ik weet gewoon niet precies wat er dan moet gebeuren. Ze zou inmiddels toch moeten weten dat ik duidelijkheid nodig heb. Zo ben ik gewoon.”

Een belangrijke vraag om dan te stellen is: “hoe duidelijk ben jij zelf eigenlijk voor je leidinggevende?”

In eerste instantie is Robert ervan overtuigd dat hij duidelijk is geweest naar zijn leidinggevende. Hij heeft namelijk ooit eens aangegeven dat het hem niet duidelijk was wat zijn leidinggevende bedoelde. Maar hoe weet hij nu of zijn leidinggevende dat nu nog weet? En weet ze dat het nu weer niet duidelijk is voor Robert?

In ons gesprek komt Robert tot het inzicht dat hij aannames doet waarvan hij niet weet of het werkelijk zo is.  Zijn eerlijke antwoord op mijn eerdere vraag is: “eigenlijk ben ik zelf niet zo erg duidelijk richting mijn leidinggevende ”.

Help de ander om jou te helpen

Dat inzicht is al een deel van de oplossing. Robert legt het probleem eigenlijk bij zijn leidinggevende, want hij verwacht dat zij zijn gedachten kan lezen, dat zij hem direct helemaal doorgrondt. Maar natuurlijk worden er geen gedachten gelezen en heeft Robert nog steeds last van de onduidelijkheid.

Daar ligt dus een taak voor Robert: hij moet het gesprek aangaan met zijn leidinggevende. Dan kan hij uitspreken wat hij van haar nodig heeft en verwacht. Op die manier kan hij de ander weer helpen om hém te helpen.

Check, check, dubbelcheck

De beste oplossing voor Robert is om het gesprek aan te gaan. Tijdens dat gesprek is het belangrijk voor Robert om steeds te checken. Check, check, dubbelcheck. Hij kan steeds vragen:

  • Wat verwacht jij van mij?
  • Wat verwacht ik van jou?

Door de verwachtingen duidelijk te hebben voorkom je dat je zelf gaat invullen wat de ander denkt. Om dat makkelijk te maken gebruik ik het ezelsbruggetje: smeer N.I.V.E.A. Dat is kort voor: Niet Invullen Voor Een Ander. We gaan er gewoon snel van uit dat we wel weten wat de ander bedoelt. Maar vaak klopt die invulling dus niet en dat levert miscommunicatie op. Dus: check, check, dubbelcheck; zo voorkom je miscommunicatie.

Erger jij je aan je collega en vind je het lastig om daarmee om te gaan? Vind je er van alles van maar vind je het lastig om het bespreekbaar te maken? Neem gerust contact met me op, dan kunnen we bespreken wat ik voor je kan doen.

Wat doe je als alles anders gaat dan je verwacht?

Meestal als we op vakantie gaan, gaan we met een camper. Met een camper ben je wendbaar, je hebt altijd een dak boven je hoofd en dus ook altijd een slaapplek bij je.

Waar ik niet aan moet denken in m’n vakantie: onverwacht niet weten waar je slaapt. Mijn allergrootste nachtmerrie is dat je dan in zo’n vies hostel terecht komt. Zo’n hostel met volle slaapzalen en kakkerlakken. Mijn dochter kwam na haar vakantie uit Azië terug met verhalen over dat soort hostels. Nou: mij niet gezien.

Net even anders

Deze vakantie zouden we het net even anders doen dan normaal. Waar we normaal gesproken met de camper op pad gaan, hadden we nu in Portugal een auto gehuurd en zouden we via AirBnB elke dag een slaapplek zoeken.

Voordat we weggaan bespreken we altijd onze verwachtingen: wanneer is het een supervakantie en wanneer niet? Hoe kunnen we zorgen dat alles een beetje verloopt zoals we verwachten?

Mijn man zei: “Nou, als we geen slaapplek kunnen vinden zou ik het ook prima vinden om in een hostel te slapen”.

Ik sloeg gelijk op tilt. Voor mij zou dat echt een no-go zijn; ik wilde er alles aan doen om te voorkomen dat dat zou gebeuren.

Het gaat geweldig!

Onze vakantie kwam eraan en het ging geweldig. Onze dochter liet ons zien hoe we slim konden boeken via AirBnB en we hadden prachtige appartementen.

Omdat we in het hoogseizoen op vakantie waren, was het niet altijd eenvoudig om snel een plek voor dezelfde dag te vinden. De laatste nacht hadden we een prachtappartement op het oog, maar de eigenaar reageerde niet snel en de dag liep al op z’n einde, dus we moesten snel iets vinden. Mijn dochter vond last minute toch nog iets in de buurt van Lissabon. Toen we gereserveerd hadden keek ik nog eens goed en ik zei: “oh nee, het lijkt wel een hostel!”

Het is een hostel! 🙁

De moed zonk me natuurlijk in de schoenen, want mijn verwachtingen over een hostel waren allesbehalve rooskleurig. Ik zag dat we gelukkig wel een eigen kamer hadden, maar ook dat we een gedeelde badkamer en keuken hadden. Ik zag het echt niet zitten.

Maar ja, ik wist ook: we hebben nu al geboekt en we hebben niet veel keus. Dit is het, want ik heb ook geen tijd en zin meer om nog langer te zoeken naar een slaapplek.

Oh, het is een móoi hostel..!

En wat denk je? Het viel alles mee!  Het eerste contact was goed, het hostel bleek een prachtig groot huis te zijn. In de tuin zaten jonge gasten waar we gezellig mee konden kletsen. Alles was brandschoon, er waren duidelijke huisregels. Onze kamer was prachtig en groot en er viel veel licht door de grote ramen: ik werd er helemaal gelukkig van.

Dit viel alles mee! Sterker nog: we hadden minder mooie kamers gehad in gebouwen die géen hostel waren.

De mensen die er waren bleken erg gezellig. We hadden leuk contact en leuke gesprekken. We kookten zelf ons eten en maakten een ontbijtje klaar.

Oftewel: mijn horrorbeeld over stapelbedden en kakkerlakken klopte voor geen meter.

Het is niet erg als het anders gaat dan je verwacht

Het was weer een bevestiging voor mij: de wereld is vaak anders dan je denkt. Je kunt je vasthouden aan overtuigingen en niets nieuws ondernemen omdat iets heel eng lijkt of uit je comfortzone is, maar zo leer je natuurlijk ook niets nieuws. Ook niet dat dingen soms leuker zijn dan je denkt.

Het is goed om je bewust te zijn van je verwachtingen. Je raakt namelijk teleurgesteld door verwachtingen die niet kloppen. Dat kan je gemoedstoestand beïnvloeden. Als je weet wat je verwachting is kun je hem makkelijker bijstellen. En bovendien: als je verwachting niet klopt met de werkelijkheid, wil dat lang niet altijd zeggen dat de werkelijkheid ook meteen slechter is. Voor je het weet gaat alles boven verwachting. 🙂

Wat doe je eigenlijk in een teamsessie?

Als teamcoach werk ik regelmatig met teams om te helpen bij lastige vraagstukken. Maar wat doet een teamcoach precies, en wat levert zo’n sessie op? In dit verhaal geef ik je een voorbeeld van wat ik doe tijdens een sessie met een team dat was vastgelopen in de communicatie.

Het team van Marieke

In de organisatie van teamleider Marieke is een grote transitie geweest en dat zorgt in haar team voor veel onrust en weerstand.

Wat het niet makkelijker maakt is dat Marieke als teamleider nieuw is in het team. Ze heeft als leidinggevende de plek ingenomen van Ingrid. Die was eerst de onofficiële teamleider en ze heeft het gevoel dat ze zomaar aan de kant is gezet. Daar komt nog eens bij dat Ingrid al lang in het team werkt. Zij vindt het maar niks dat Marieke er is gekomen en haar teamleden denken er ook zo over.

Marieke vindt dat heel lastig: ze kan er niets aan doen dat ze is uitgekozen als leidinggevende. En de weerstand van haar teamleden zorgen ervoor dat ze het met haar overvolle takenpakket maar moeilijk vlot getrokken krijgt. Daar komt bij dat ze van haar uren maar 1 dag aan het team kan besteden.

In de WhatsApp groep van het team krijgt ze regelmatig de wind van voren. Er worden nogal verwijtende opmerkingen gemaakt en daar slaapt Marieke slecht van.

De sessie

Als start van de sessie vind ik het belangrijk dat iedereen ‘incheckt’. Dat betekent dat je vertelt wat je bezighoudt, wat belangrijk voor je is om te delen en wat je uit deze sessie wilt halen.

Het is daarbij van belang dat er goed geluisterd wordt naar elkaar en dat je elkaar laat uitpraten. Het gaat er op dat moment om dat iedereen even kwijt kan wat er van belang is. Dat er ruimte is om dat met elkaar delen, zonder dat de teamleden op elkaar reageren.

Vooral dat laatste blijkt heel moeilijk te zijn. Er worden dingen gezegd waar iedereen graag op wil reageren, maar dat is niet de bedoeling natuurlijk. Het gaat erom dat je echt luistert naar de ander. Je hoeft het er niet mee eens te zijn, je hoeft alleen te weten dat dit het verhaal is van je collega.

Het gesprek

Naar aanleiding van de check-in gaan de teamleden met elkaar in gesprek. Ik luister zelf niet zozeer naar de inhoud, maar let vooral op zaken zoals:

  • waar zijn ze het over eens en oneens, en hoe laten ze dat blijken?
  • wat is het patroon van dit team?
  • worden zaken niet gezegd die wel van belang zijn?
  • wat helpt dit team en wat staat ze in de weg?

Ik leg het gesprek soms stil om dit helder te krijgen. Ik stel nieuwsgierige vragen met de overtuiging dat het team zelf de antwoorden heeft en ontdekt.  De teamleden geven aan dat ze door de check-in bij de start merken dat ze de neiging hebben om snel emotioneel te reageren op wat iemand zegt. Door elkaars mening te respecteren en daar niet over in discussie te gaan, gaat het gesprek totaal anders dan ze gewend zijn.

Je kunt niet alles beïnvloeden

In dit team valt het op dat de teamleden de neiging hebben om het probleem buiten zichzelf te plaatsen: de directeur is onduidelijk, Marieke is niet eerlijk en noem zo maar op.

We bespreken de cirkel van invloed en betrokkenheid van Stephen Covey. Het heeft geen zin om je druk te maken over zaken waar je geen invloed op hebt. Het is als het weer: je verandert er niets aan, het gaat erom hoe je er zelf mee omgaat.

Het gaat om de vraag: wat is er wél mogelijk? Als je die vraag blijft stellen kun je tot creatieve oplossingen komen.

Doordat ze er op deze manier naar kijken, komen ze meer naar elkaar toe. De spanning zakt en er komt openheid om naar elkaar te luisteren.

Er komt besef dat het eigenlijk niet eerlijk is om al het ongenoegen op Marieke te projecteren. Marieke kan er niets aan doen, en bovendien: ze heeft het team juist nodig om haar werk goed te kunnen doen.

Check, check, dubbelcheck

De teamleden sluiten positief af door afspraken met elkaar te maken. Ze willen als team echt samenwerken, elkaar steunen en het juist níet moeilijker maken. Ze spreken af om altijd hun opvattingen te dubbelchecken: zo kunnen ze voorkomen dat ze invullen voor een ander en aannames doen die niet kloppen.

Tot slot

Samenwerken is soms ingewikkeld, en als je in een omgeving met veel verandering en werkdruk zit kan het emmertje weleens overlopen. Door oprecht naar elkaar te luisteren ga je elkaar beter begrijpen. Als je dan ook samen zoekt naar de dingen waar je wél invloed op hebt, dan kun je als team plotseling weer bergen verzetten.

Is jouw team vastgelopen of kan er wel iets beter geluisterd worden? Neem even contact met me op, dan kunnen we bespreken wat ik voor je kan doen.

Wat doe ík eigenlijk in een lastige situatie?

Soms gaan dingen niet zoals je gepland hebt. Ondanks een goede voorbereiding kunnen er dingen misgaan waar je geen invloed op uit kunt oefenen. Hoe ga je daarmee om? In dit verhaal een persoonlijk voorbeeld vanuit mijn eigen ervaring waarin ik deel hoe ik met zo’n situatie ben omgegaan.

De inspiratiesessie

Ik was door een opdrachtgever gevraagd om een inspiratiesessie te verzorgen bij haar klant. Dit heb ik al veel vaker gedaan, dus in de voorbereiding vertelde ik hoe het ongeveer zou gaan. Ik gaf aan wat voor locatie we nodig zouden hebben en hoe lang het ongeveer zou duren.

Anne, de contactpersoon bij de opdrachtgever, gaf aan dat de klant zelf een zaaltje had geregeld. Dat leek me uitstekend en de opdracht werd bevestigd. Ik nam zoals gewoonlijk nog even contact op met de locatie, en zij bevestigden dat alles wat ik nodig had aanwezig was. Een beamer, geluid, koffie en thee, dat soort dingen.

De werkelijkheid was een stuk anders.

Op de dag van de sessie kwam ik aan bij de locatie. Het ‘zaaltje’ bleek een café te zijn. Toen ik binnenkwam zaten er een paar mensen aan de bar en er zat een gezinnetje te eten. Maar, dacht ik, misschien hebben ze nog een zaaltje boven waar we kunnen zitten.

Dat bleek niet het geval.

De manager van het café had gedacht: het is woensdag, dus dan is de tent overdag toch leeg. Hij had netjes stoelen neergezet, de beamer klaargezet en voor het geluid gezorgd.  De toegang naar de werkruimtes waar de workshop zou zijn wilde hij niet afsluiten. Ook de voordeur kon niet dicht, het was tenslotte een café en dat was vandaag gewoon open.

Wat nu?!

Hier kreeg ik echt stress van. Een sessie is behoorlijk intensief en vraagt concentratie en een ruimte om open en eerlijk alles te vertellen wat er nodig is, dat kan niet in een omgeving waar andere mensen meekijken en luisteren.

Daar zat ik dan: met beamer in een café waar de mensen aan de bar zaten en een gezin met kinderen zit te eten. Daar kon ik niet met een team aan de gang.

Mijn grens was echt bereikt: ik had energie gestoken in de opdracht, maar de situatie was nu zo lastig dat ik nog niet wist of ik de sessie wel kon laten doorgaan.

Het belangrijkst was voor mij om allereerst rustig te blijven. Ik belde eerst de teamleider van het team, maar die nam zijn telefoon niet op. Toen belde ik met Anne, de opdrachtgever. Ik zei: ‘het gaat niet zoals gepland, ik moet even mijn verhaal kwijt en wil graag met je overleggen’.  Ook vroeg ik me af of ik de opdracht kon weigeren als de omstandigheden niet voldoen aan wat er nodig is.

Anne luisterde goed en gaf me de ruimte om even ongenuanceerd mijn frustratie te delen. Dat luchtte al gelijk op en hielp me op alles op een rijtje te zetten. Anne zei vervolgens: ‘Als het niet werkt voor jou moet je het niet doen, want het is het belangrijkst dat we kwaliteit leveren. Deze ruimte is buiten jouw invloed’.

Dat gaf me een beetje lucht. Afzeggen was een optie.

We doen het toch

Vijf minuten voordat het team arriveerde vertrokken de mensen die aan de bar zaten plotseling. Ook het gezinnetje dat had zitten eten rekende af en vertrok. Binnen een paar minuten was het hele café leeg. Had ik even geluk!

Het team kwam binnen en de teamleider was onaangenaam verrast. Hij had de locatie geregeld, maar dit was een duidelijk geval miscommunicatie.

We keken elkaar aan en zeiden: als we nu teruggaan naar het kantoor, dan komen we niet uit met de tijd. In overleg met het team besloten we om het toch door te laten gaan op deze locatie.

Dat het team instemde hielp mij ook. Zij gaven aan dat het niet ideaal was, maar wel werkbaar.

We hebben een leuke inspiratiesessie gehad. Het kostte mij wel extra focus en stemgeluid, maar de reacties vanuit het team waren goed. Het thema van de sessie was ‘Miscommunicatie’ en we hebben het voorval zelfs als voorbeeld gebruikt en er om gelachen :-).

Als je geen invloed hebt

Hoe klein dit voorbeeld wellicht ook lijkt, het principe is vaak hetzelfde: er gaat iets anders dan je verwacht, of er gebeurt iets waar je geen invloed op hebt. Zelfs met een goede voorbereiding kan er iets misgaan. Boos worden heeft dan geen zin, dat helpt niet. Wat wel helpt is kijken waar je invloed op hebt en schakelen in het moment.

Daarbij is het wel belangrijk om te zien waar je grens ligt zodat je geen dingen doet die je eigenlijk niet wil of die je niet kunt waarmaken.

Samengevat

In dit voorbeeld had ik geen invloed op de locatiekeuze. En het lukte ook niet om de ruimte alleen voor het team te reserveren. Op zo’n moment gaat het om de mindset te vinden die helpt om in mogelijkheden te denken.

Op een paar andere onderdelen had ik wel invloed:

  • Mijn eigen mindset.
  • Ik kon even stoom afblazen bij mijn opdrachtgever en alles op een rijtje zetten.
  • Ik kon met de bedrijfsleider regelen dat de muziek van het café uit ging zodat mijn filmpjes te verstaan waren.
  • Ik kon samen met de leidinggevende en het team de verwachtingen managen en afstemmen.
  • Ik kon de situatie gebruiken als voorbeeld en leermoment voor het team.

Heb je soortgelijke situaties waarin je even geen invloed op een situatie had? Hoe ging je daarmee om, of hoe loste je het op? Deel het met me!