Help! Ik heb iets beloofd dat ik niet kan waarmaken

/in /door

Tim was in mijn coachpraktijk terecht gekomen omdat hij graag beter wilde bepalen wat hij zelf nu eigenlijk wilde. Uit onze gesprekken bleek dat hij veel dingen deed omdat andere mensen dat gewoon van hem vroegen, omdat het nu eenmaal gebeurde of omdat hij simpelweg niet aan zichzelf vroeg: ‘wat wil ik zelf nu eigenlijk?’

Inmiddels gaat het prima met Tim; op zijn werk zit hij goed in de flow en ook privé weet hij beter wat hij zelf wil. Hij kan voor zichzelf kiezen wanneer dat nodig is en zo beter prioriteit geven aan wat belangrijk is.

Tijdens een terugkomgesprek geeft hij aan dat hij, juist nu het zo lekker ging, ineens toch weer in een situatie zit waarvan hij denkt:  ‘hoe heb ik dit toch weer zover laten komen?’

Ja hoor, dat wil ik wel doen

Wat blijkt: Tim heeft onlangs op zijn werk ‘ja’ gezegd tegen een project dat nog in de kinderschoenen stond. Hij werd door zijn leidinggevende gevraagd om in een projectgroep mee te denken over de ontwikkeling van een inwerkcyclus voor nieuwe collega’s. Natuurlijk wilde hij daar over meedenken: ideeën genoeg.

Zonder dat Tim het echt doorhad is dit project in de afgelopen tijd veel meer geworden dan dat: in plaats van een paar brainstorms is het uitgegroeid tot een traject met een online platform, workshops en vragenlijsten. Van de projectgroep wordt verwacht dat ze al die dingen zelf ‘even’ ontwikkelen, naast hun gewone taken.

“Ik heb het gevoel dat ik niet terug kan” zegt Tim. “Ik heb ja gezegd, maar ik kan het er gewoon niet bij hebben. Ik heb te weinig tijd, we hebben te weinig middelen, maar we worden er wel op aangekeken als het niet lukt”.

Terug naar de tekentafel

Als je in een soortgelijke situatie zit kan het helpen om deze 3 vragen te stellen.

1) Is dit mijn probleem?

2) Is dit mijn verantwoordelijkheid?

3) Moet ik dit oplossen?

Het is goed om je af te vragen waar je ‘ja’ tegen hebt gezegd.

Tim is in deze situatie akkoord gegaan met het meedenken in een projectgroep. Toen was er nog niets bekend over het ontwikkelen van materialen en het geven van workshops. Tegen die dingen heeft hij dus geen ja gezegd.

Dus laten we de 3 vragen eens voor Tim beantwoorden:

1) Is dit mijn probleem? Nee. Tim heeft geen ‘ja’ gezegd tegen het hele project. Feitelijk is het daarmee het probleem van zijn leidinggevende.

2) Is dit mijn verantwoordelijkheid? Het project valt onder de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. Is het de verantwoordelijkheid van Tim dat er een goede workshop wordt gegeven? Nee; dat heeft hij niet afgesproken. Het uitspreken van duidelijke verwachtingen en verantwoordelijkheden voorkomt misverstanden.

3) Moet ik dit oplossen? Het behalen van de deadline voor de workshops en alles wat daarbij geregeld moet worden is niet het probleem en de verantwoordelijkheid van Tim. Dus nee, hij hoeft dit probleem niet op te lossen. Hij kan wél het probleem signaleren en bij zijn leidinggevende aangeven waar hij ‘ja’ tegen heeft gezegd. Daarmee kan hij duidelijk maken wat wel en niet onder zijn verantwoordelijkheid valt en zo zijn grenzen stellen.

Wat Tim ook kan doen is een oplossing aandragen of daar over meedenken. Aangeven wat er nodig is om het project wel succesvol af te ronden: bijvoorbeeld met meer mensen, geld of tijd. Maar Tim hoeft het niet zelf op te lossen.

Wat nou als je je belofte niet kunt nakomen?

Maar wat zou er gebeurd zijn als Tim wel ‘ja’ tegen het hele project had gezegd en het hem alsnog niet was gelukt vanwege tijdgebrek?

Het is niet leuk als je een belofte niet kunt nakomen, maar dat betekent niet dat je altijd alles aan de kant moet zetten om het toch te doen. Want dan gaat het altijd ten koste van iets anders.

Tim zou kunnen zeggen: ‘het is anders dan ik had verwacht’. Of: ‘ik merk dat ik het verkeerd heb ingeschat’. Toegeven dat iets niet lukt of dat je iets niet kan, kan ook je sterkte zijn. Bovendien: hoe langer je er mee wacht, hoe lastiger het wordt.

Je zult zien dat als je het uitspreekt en het feitelijk houdt, mensen prettiger reageren dan je in eerste instantie verwacht.

Mensen vinden het fijn als je aan de bel trekt als het niet lukt. Dan kun je samen een oplossing zoeken zodat het niet langzaam uit de hand loopt.

Het recept voor een zinvol teamuitje

/in /door

Teamuitjes zijn vaak leuk en gezellig en een mooie manier om je teamleden beter te leren kennen. Wil je van je teamuitje ook een zinvolle teambuilding maken? Voeg dan een leerelement aan het uitje toe. Vaak  halen we namelijk  niet altijd de mooie leermomenten uit een teamuitje, terwijl die zeker wel aanwezig zijn.

Om een leermoment  aan een uitje toe te voegen neem ik teams geregeld mee de keuken in. Eerst verzorg ik een workshop Samenwerken. Na de workshop gaat het team samen met een chef-kok aan de slag in de keuken. Tijdens de samenwerking in de keuken kunnen ze hun nieuwe inzichten uit de workshop toepassen.

Zo ben je als team bewust bezig met de samenwerking in het team én is het gezellig met elkaar : functional fun.  De dingen die je er als team van leert, kun je weer meenemen in de dagelijkse praktijk op het werk.

In dit verhaal laat ik je zien hoe het team van manager Iris een leuk teamuitje combineert met zinvolle teambuilding.

Ingrediënt 1: Doe de teamscan

Voorafgaand aan de workshop vult het team van Iris de teamscan in. Met de teamscan meet ik hoe het team scoort op 14 succesfactoren voor goede teamsamenwerking. Met de uitslag van de scan kan ik in 1 oogopslag zien hoe het team zichzelf scoort op het gebied van samenwerking.

De uitslag van de test neem ik mee naar de workshop.

Ingrediënt 2: Workshop Samenwerken

We beginnen de workshop met een samenwerkingsoefening. Ik geef het team een eenvoudige teamopdracht waarin ze samen snel een oplossing voor een probleem moeten vinden.

Ze gaan als een dolle aan de slag, zonder ook maar even te overleggen. Keer op keer roept er iemand een oplossing en daar wordt direct door meerdere mensen op gereageerd. Maar nog voordat de oplossing is uitgeprobeerd roept er alweer iemand anders een nieuw idee en gaat het team daar weer mee aan de gang. Tussendoor geven ze elkaar voortdurend kritiek: de teamleden zijn drukker met de ander bezig dan met zichzelf.

Na de oefening bespreken we samen hoe het ging. De teamleden concluderen dat er nauwelijks gezamenlijk overlegd wordt en dat er niemand de leiding heeft. Dat er niet naar elkaar geluisterd wordt en dat degene die toevallig het hardst roept telkens bepaalt wat er gebeurt.

Ik vraag of ze dit herkennen in de praktijk: dat blijkt inderdaad zo te zijn.

Welke succesfactoren kunnen verbeterd worden?

Dit is het moment om de ingevulde teamscan te bespreken. Opvallend is dat met name de factor ‘omgaan met meningsverschillen’ laag scoort. De teamleden realiseren zich door de oefening en door het bespreken van de teamscan dat dit onderdeel de samenwerking in de weg staat. Ook in de dagelijks praktijk op het werk.

We bespreken hoe het team deze inzichten zo meteen in de keuken al direct kan inzetten. Oftewel: werk aan de winkel als ze de keuken in gaan. Het team spreekt drie dingen met elkaar af:

  • Ze maken een goede taakverdeling zodat duidelijk is wie wat gaat doen.
  • Versterken van collegialiteit: mensen die eerder klaar zijn of niet weten wat ze moeten doen bieden anderen aan om te helpen.
  • Ze luisteren naar elkaar en de ideeën van een ander.

Deze afspraken schrijven we op een flap-over die mee de keuken in gaat.

Tenslotte neemt Robin het woord; een teamlid dat tot nu toe nogal stil was. Hij geeft aan dat hij nogal sterk gericht is op hygiëne en dat hij er last van heeft als hij het idee heeft dat er onhygiënisch gewerkt wordt. Voorzichtig vraagt hij aan zijn collega’s of ze hier rekening mee willen houden.

De collega’s reageren positief: “natuurlijk, goed dat je het meldt!” En zo komen ze tot de afspraak dat iedereen in ieder geval bij aanvang zijn handen wast en handschoentjes aan doet.

Ingrediënt 3: De keuken in!

Dan is het tijd om de proef op de som te nemen. De kok heeft 3 gerechten bedacht. Het team legt aan de kok de bedachte taakverdeling voor en zo wordt er met elkaar een verdeling gemaakt.

Werken in de keuken is feitelijk niet veel anders dan het uitwerken van een opdracht op het werk. In de keuken werk je met recepten en ingrediënten die klaar staan. Bij een opdracht op het werk ben je afhankelijk van de middelen en mensen: daar moet je het mee doen. Daarom is de keuken zo’n mooie plek om het samenwerken te oefenen.

Het is leuk om te zien hoe het team al grappen makend de afspraken oefent. Er wordt gelachen en gekookt, en ieder groepje is duidelijk met zijn eigen taak bezig.

Ingrediënt 4: Een goede maaltijd: samen eten

Het leuke van samen koken is natuurlijk dat je samen kunt genieten van een goede maaltijd. In de keuken is de teambuilding langzaam overgegaan in een teamuitje, en tijdens het eten is het teamuitje duidelijk vol aan de gang. En het mooie is: iedereen heeft iets bijgedragen en op zijn of haar manier meegewerkt. Zo is de hele maaltijd een prachtig teamresultaat.

Lijkt het je ook wat om van je teamuitje een gezellige én zinvolle bijeenkomst te maken? Neem even contact met me op om te informeren naar de mogelijkheden. Je kunt in ieder geval alvast de gratis teamscan doen om te zien hoe je team scoort.