De eenvoudigste start voor beter overleg: check-in

Robert vindt het belangrijk dat dingen duidelijk zijn. Duidelijkheid is een van zijn kernwaarden, hij heeft het nodig. Als de wereld om hem heen onduidelijk is wordt hij onrustig.

Ik heb een methode geleerd die ik altijd toepas als ik een teamsessie begeleid. Het is iets kleins en het is makkelijk toe te passen, maar de impact is altijd zo groot dat het me een goed idee leek om het met je te delen.

De check-in

Voor elke bijeenkomst met een team doe ik een check in. Dat gaat als volgt: ik stel een paar vragen die alle aanwezigen moeten beantwoorden. Daarbij horen een paar belangrijke spelregels:

• Als iemand aan het woord is mag niemand erop reageren. Zo wordt degene die spreekt niet onderbroken en voelen de anderen direct hoe het is om echt te luisteren.
• Ook hoef je niet het rijtje af, maar iemand spreekt als hij er klaar voor is.
• Als iedereen heeft gesproken, is er ruimte om te reageren op hetgeen is gedeeld

Als iemand het woord neemt beantwoordt hij de vragen. Een voorbeeld van vragen is:

1. Hoe is het met je? (Wat houdt je bezig?)
2. Wat is voor jou van belang om nu te delen?
3. Wat wil je uit deze bijeenkomst halen?

Waarom zou je inchecken?

Stel je de volgende situatie voor: in een teamvergadering zitten 10 mensen. Ieder zit er met zijn eigen verhaal. Zo is Eva er niet zo bij met haar gedachten omdat ze net een slechtnieuwsgesprek heeft moeten voeren. Tegenover haar zit John die vanmorgen voor het eerst opa is geworden en verderop aan de tafel zit Rachel die over tien minuten weg moet voor een klantgesprek. Door in te checken deel je met elkaar waar ieders gedachten naar uitgaan, wat je bezighoudt. Het geeft begrip en inzicht in de verschillen die er zijn. En het helpt om beter op elkaar af te stemmen wat er nodig is om een goed overleg te hebben. Als ze níet zouden inchecken weet niemand dat Eva een slecht gevoel heeft over haar gesprek, John zit te stuiteren en Rachel kan elk moment weglopen. Dat heeft veel (negatieve) impact op hoe het gesprek verloopt. Door even in te checken kan iedereen opmerken wat hem of haar bezighoudt. Er hoeft geen discussie of gesprek uit te komen: er wordt geluisterd en niet gereageerd.

Aanwezig in het moment

Als je met elkaar aandacht geeft aan wat er speelt, ben je meer bewust van het moment en wat er echt nodig is. Dat voorkomt niet alleen kleine ergernissen, het voorkomt ook dat je kostbare tijd bij elkaar zit terwijl iedereen eigenlijk met andere zaken bezig is. Het voorkomt dat mensen moeten raden wat er bij de ander speelt. En dat je de reactie van een ander gaat duiden zonder dat je weet wat erachter zit of wat er werkelijk aan de hand is. Kortom, als je start met een check-in in een vergadering, teamsessie of gewoon een gesprek, dan weet je wat de ander bezighoudt. En daar wordt je communicatie helder van.

Heb je deze methode geprobeerd en smaakt het naar meer? Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het toepassen ervan? Neem contact op om te bespreken welke mogelijkheden er zijn.